Sau quá trình sàng lọc và đánh giá ứng viên khắt khe, bộ phận tuyển dụng sẽ tiếp tục giai đoạn thông báo trúng tuyển đến ứng viên. Giai đoạn này rất quan trọng vì nếu thông báo chậm hoặc thiếu chuyên nghiệp, ứng viên có thể từ chối nhận việc. Do đó, những mẫu mail thông báo trúng tuyển tới ứng viên chuẩn nhất mà TalentBold tổng hợp dưới đây sẽ là cẩm nang hữu ích phục vụ công tác tuyển dụng tại mọi loại hình doanh nghiệp.
Contents
1. Những thông điệp cần thể hiện trong mail thông báo trúng tuyển
Việc gửi mail thông báo trúng tuyển mang đến cho nhà tuyển dụng nhiều lợi ích:
- Chủ động trong việc sắp xếp nhân sự
- Tạo dấu ấn chuyên nghiệp trong mắt ứng viên
- Gửi mail sớm còn giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng mất ứng viên tài năng vào tay đối thủ cạnh tranh…
Vì vậy, ngay sau khi có kết quả tuyển dụng nhân sự, bộ phận tuyển dụng cần nhanh chóng soạn mail thông báo chuyên nghiệp với những nội dung sau:
- Tiêu đề mail thông báo
- Thông tin ứng viên trúng tuyển
- Thông báo chúc mừng ứng viên trúng tuyển
- Chức danh, nơi làm việc
- Thời gian làm việc
- Thời gian nhận việc, thử việc, ký kết hợp đồng chính thức (nhắc lại dựa trên những thỏa thuận khi phỏng vấn)
- Quyền lợi khi nhận việc
- Lương thử việc, lương chính thức
- Phụ cấp theo lương
- Phúc lợi, chế độ khác
- Lời cảm ơn và hoan nghênh ứng viên gia nhập doanh nghiệp.
- Yêu cầu hồi âm xác nhận mail
2. Tiêu chí đánh giá chất lượng mail thông báo trúng tuyển
Một mail thông báo trúng tuyển đúng chuẩn và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với ứng viên cần đảm bảo những tiêu chí sau:
2.1. Thông tin súc tích, đầy đủ
Điều này giúp ứng viên thuận lợi kiểm tra và gửi phản hồi nhanh chóng:
- Thông tin ứng viên trúng tuyển phải chính xác, bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, điện thoại liên lạc…
- Thông tin quyền lợi ứng viên đúng như thỏa thuận trong buổi phỏng vấn
- Thông tin về thời gian rõ ràng, gồm:
- Hạn chót hồi âm mail thông báo trúng tuyển
- Thời gian nhận việc
- Thời gian thử việc
- Thông tin người gửi mail rõ ràng để thuận lợi liên lạc.
2.2. Bố cục nội dung rõ ràng
Hình thức mail cũng là một thang điểm đánh giá nhà tuyển dụng, vì vậy, việc trình bày bố cục mail thông báo trúng tuyển cần:
- Chia nội dung theo từng nhóm chủ đề
- In đậm hoặc thêm màu sắc ở những nội dung quan trọng
- Đầy đủ tiêu đề, lời chào, thân mail và lời kết mail.
2.3. Văn phong mail thông báo trúng tuyển
Tôn trọng ứng viên chính là cách thu hút nhân tài hiệu quả. Vì vậy, văn phong mail cần chuẩn mực, lịch sự, thể hiện sự thân thiện, tạo ấn tượng về một môi trường làm việc cởi mở, hòa đồng cho ứng viên.
2.4. Gửi mail và gọi điện thoại
Để tránh ứng viên bị sót mail, bộ phận tuyển dụng sau khi gửi mail thông báo trúng tuyển nên trực tiếp gọi điện thông báo cho ứng viên. Sự kết hợp này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp trong tổ chức, vừa tránh hồi âm trễ, đồng thời cho thấy sự quan tâm của nhà tuyển dụng dành cho ứng viên trúng tuyển.
3. Mẫu mail thông báo trúng tuyển chuẩn nhất
Dưới đây là những mẫu mail thông báo trúng tuyển chuẩn nhất, có phạm vi áp dụng rộng rãi mà TalentBold đã tổng hợp từ thực tế quá trình tuyển dụng và tư vấn tuyển dụng:
3.1. Mail thông báo trúng tuyển dạng liệt kê ngắn gọn
Tiêu đề : THÔNG BÁO TRÚNG TUYỂN : vị trí Chuyên viên Marketing
Kính gửi : Chị {Trần Thị B}
Lời đầu tiên, công ty {TNHH ABC} trân trọng cảm ơn sự quan tâm của chị đối với vị trí Chuyên viên Marketing tại công ty. Sau quá trình phỏng vấn, chúng tôi đánh giá cao năng lực và tinh thần nhiệt huyết với công việc từ chị.
Hôm nay, thay mặt công ty, tôi rất vui mừng thông báo chị Trần Thị B đã trúng tuyển trong đợt phỏng vấn vừa qua.
Trân trọng mời chị đến làm việc tại công ty theo các điều kiện và điều khoản cụ thể đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn như sau:
- Chức danh : Chuyên viên Marketing
- Ngày bắt đầu làm việc
- Địa điểm làm việc
- Thời gian thử việc
- Thời gian làm việc
- Thời gian nghỉ trưa
- Lương thử việc
- Lương chính thức
- BHXH, BHYT, BHTN theo luật lao động
- Thuế thu nhập cá nhân theo luật thuế thu nhập cá nhân tại thời điểm tính thuế
- Các chế độ khác đã thỏa thuận
- Lương tháng 13
- Phụ cấp đi công tác
- Phụ cấp đào tạo chuyên môn
- Phúc lợi khác : khám sức khỏe định kỳ, du lịch thường niên, nghỉ phép 12 ngày/năm…
[Tổng hợp các mẫu thư gửi cho ứng viên trong quá trình tuyển dụng]
Chị vui lòng kiểm tra và phản hồi quyết định trước ngày …/…/…
Nếu có bất cứ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi qua số điện thoại/zalo… hoặc email …. để được phản hồi sớm nhất.
Một lần nữa, xin chúc mừng chị và hy vọng sớm đón chào chị gia nhập cùng tập thể công ty {TNHH ABC}.
Trân trọng,
(Họ tên người gửi)
(Thông tin đầy đủ : chức danh, địa chỉ văn phòng, điện thoại, email, fax, web…)
3.2. Mail thông báo trúng tuyển dạng diễn giải
Tiêu đề : Thông báo trúng tuyển : vị trí Nhân viên kế toán
Kính gửi : Anh Nguyễn Văn A
Đại diện công ty {TNHH ABC}, tôi xin vui mừng thông báo Anh đã trúng tuyển vị trí {Nhân viên kế toán} tại công ty chúng tôi.
Chúng tôi rất ấn tượng với kiến thức và kinh nghiệm của anh trong lĩnh vực kế toán, và nhận thấy anh hoàn toàn phù hợp vị trí Nhân viên kế toán tại công ty.
Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn:
- Mức lương khởi điểm : … đồng / tháng
- BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ
- Chế độ khen thưởng, Lễ Tết, nghỉ phép, du lịch thường niên theo quy định của công ty
- Đào tạo chuyên môn theo yêu cầu thực tế công việc
Chúng tôi cũng đính kèm file chi tiết hợp đồng và mô tả công việc mà vị trí Nhân viên kế toán yêu cầu để anh xem qua trước khi quyết định.
Anh vui lòng phản hồi quyết định của mình trước ngày …/…/…. . Nếu anh đồng ý, thời gian thử việc sẽ bắt đầu vào ngày …. / …/….
Trong thời gian cân nhắc, nếu anh có bất cứ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ tôi thông qua số điện thoại / zalo …. hoặc email …. để được hồi âm nhanh nhất.
Chúng tôi rất mong sớm nhận được phản hồi từ anh. Chân thành cảm ơn !
Trân trọng !
(Họ tên người gửi)
(Thông tin đầy đủ : chức danh, địa chỉ văn phòng, điện thoại, email, fax, web…)
[Xem thêm: Quy trình tiếp nhận nhân viên mới chuyên nghiệp]
Chi tiết liên hệ:
Talentbold – We bold your talents
Hotline: 077 259 1080
Mail: [email protected]
Add: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
