💻 Lỗi không in được file trong Word – Nguyên nhân và cách khắc phục

Nếu bạn là một sinh viên hoặc làm việc văn phòng, việc in tài liệu chắc chắn là một việc làm quen thuộc đối với bạn. In tài liệu giúp bạn tiện lợi trong quá trình học tập và công việc. Tuy nhiên, không ít người gặp phải vấn đề lỗi không in được file trong Word. Vấn đề này không chỉ gây khó khăn trong công việc mà còn làm trễ thời gian. Vậy cách khắc phục là gì? Hãy tham khảo nội dung bài viết dưới đây để tìm câu trả lời nhé.

1. Tại sao máy in không in được file Word?

Việc máy in không in được file Word không chỉ gây khó chịu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của bạn. Lỗi này có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau.

1.1. Lỗi phần cứng đến từ máy in

Nguyên nhân đầu tiên và phổ biến nhất gây lỗi không in được file trong Word là lỗi từ máy in. Cụ thể, các lỗi từ máy in khiến file Word không in được bao gồm:

1.1.1. Không kết nối được máy in

Khi bạn thực hiện lệnh in nhưng máy in của bạn không phản hồi, có thể kết nối giữa máy tính và máy in gặp vấn đề. Trong trường hợp này, bạn cần kiểm tra kết nối với máy in.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra xem máy in (HP, Brother) của bạn đã được bật hay chưa.
• Kiểm tra dây cáp kết nối với máy in có bị lỏng hay không.
• Kiểm tra dây cáp của máy in có bị hỏng hay không.
• Kiểm tra máy in của bạn xem có bị hỏng không, nếu hỏng thì hãy mua máy in mới.

1.1.2. Lỗi từ phần mềm driver

Nguyên nhân gây lỗi không in được file trong Word tiếp theo là do lỗi từ phần mềm driver. Nếu không phải lỗi từ dây cáp kết nối mà liên quan tới phần mềm điều hướng máy in (driver), bạn có thể kiểm tra lỗi theo các bước sau:

Bước 1: Tại thanh tìm kiếm, gõ control panel và chọn “Control Panel”. Tìm mục “Devices and Printers” và chọn nó.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào máy in của bạn và chọn “Troubleshoot”.

Bước 3: Đợi máy tính kiểm tra các lỗi liên quan tới máy in.

Sau khi kiểm tra lỗi xong, bạn sẽ biết được tình trạng máy in và Windows đã sửa chữa lỗi (chữ “Fixed” hiển thị).

1.2. Lỗi từ File Word

Bên cạnh lỗi từ máy in, lỗi từ file Word cũng có thể là nguyên nhân gây ra khó khăn trong việc in tài liệu. Đối với trường hợp này, bạn có thể áp dụng các cách khắc phục lỗi không in được văn bản như sau:

1.2.1. Kiểm tra File Word riêng lẻ

Để kiểm tra xem có phải lỗi đến từ file .docx có bị hỏng hay không, bạn có thể tạo một file Word mới và kiểm tra xem văn bản này có thể in được hay không.

Tiếp theo, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P để bắt đầu lệnh in.

Nếu máy in của bạn hoạt động bình thường, có nghĩa là tài liệu của bạn đã bị hỏng và không thể in được.

Bạn có thể khắc phục bằng cách lưu file tài liệu dưới dạng một file khác.

Mở “File” trên thanh công cụ, chọn “Save As” trong danh sách File (bạn cũng có thể sử dụng phím tắt F12 với chức năng tương tự).

1.2.2. In từng trang một

In từng trang một là một giải pháp đơn giản để sửa file Word bị lỗi không in được. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng được với những file có ít trang.

Bước 1: Mở file Word, chọn “File” trên thanh menu.

Bước 2: Chọn “Print”, chuyển từ “Print All Pages” sang “Print Current Page” để in trang mà con trỏ chuột đang trỏ vào trước đó.

Một cách khác để sửa file Word bị lỗi không in được là in theo số trang lựa chọn là “Custom Print” rồi điền số trang bạn muốn in.

1.2.3. Chuyển sang File PDF để in

Một giải pháp hữu ích để sửa file Word bị lỗi không in được là chuyển file Word sang PDF ngay trong Word mà không cần phần mềm bên ngoài.

Bước 1: Mở file Word bị lỗi không in được, nhấn “File”, sau đó chọn “Save as”.

Bước 2: Chọn “Save as type” là PDF và lưu lại dưới dạng file PDF.

Nếu sử dụng để in ngay, bạn nên để ở chế độ “Standard” và tạo dấu tích trước “Open file after publishing” để mở file ngay lập tức sau khi lưu. Cuối cùng, nhấn “Save” để hoàn tất.

2. Một số lỗi về máy in khác

Ngoài những lỗi về máy in đã được đề cập ở trên, trong quá trình sử dụng máy in, người dùng còn gặp một số lỗi khác liên quan đến việc in file trong Word. Dưới đây là một số lỗi và cách khắc phục:

2.1. Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Nếu máy tính không tìm thấy máy in trong mạng LAN, có thể do máy tính không có cùng địa chỉ IP với máy chủ. Điều này có thể gây ra lỗi không in được file trong Word.

2.2. Máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang là một trong những lỗi phổ biến. Nguyên nhân của lỗi này có thể do khổ giấy không tương thích với loại giấy được thiết lập trong máy in. Thông thường, lỗi này hay xảy ra khi sử dụng khổ giấy A5, nhưng đôi khi cũng có thể xảy ra khi in khổ giấy A4.

2.3. Máy in báo “Ready To Print” nhưng không in được

Để kiểm tra lỗi này, hãy kiểm tra xem máy có báo “Ready To Print” không. Nếu máy có báo “Ready To Print” nhưng vẫn không in được file trong Word, có thể dây cáp kết nối gặp sự cố. Hãy kiểm tra lại dây cáp kết nối để khắc phục lỗi.

2.4. Bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon

Lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon là một lỗi phổ biến. Khi gặp lỗi này, hãy in một bản in đầu tiên để kiểm tra nguyên nhân gây ra lỗi trước khi đưa ra các giải pháp khắc phục.

2.5. Máy in không nhận lệnh in

Trong một số trường hợp, máy in không nhận lệnh in. Nguyên nhân lỗi này có thể do máy tính bị lỗi hệ điều hành, dây cáp kết nối bị lỏng hoặc máy in chưa được bật nguồn.

2.6. Máy in in ra giấy trắng

Lỗi máy in in ra giấy trắng có thể do hộp mực máy in đã hết hoặc bị hỏng, trục máy in gặp lỗi, đầu phun mực máy in bị tắc hoặc máy in bị lỗi phần mềm.

2.7. Máy in không kéo giấy

Máy in không kéo giấy là lỗi khi máy đã nhận lệnh in nhưng không thực hiện thao tác lấy giấy. Lỗi này thường được nhận biết qua màu sắc đèn, khi có lỗi, đèn sẽ chuyển sang màu đỏ và báo hết giấy.

2.8. Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Lỗi máy in in ra tài liệu bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét là lỗi phổ biến. Nguyên nhân thường đến từ việc đổ mực không đúng cách hoặc chất lượng mực không tốt. Chất lượng của mực sẽ ảnh hưởng đến chất lượng in, vì vậy hãy chú ý.

2.9. Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

Lỗi máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc có thể do giấy in bị ẩm và dính vào nhau, máy in bị rỉ hoặc lô kéo giấy bị biến dạng. Khi kéo giấy bị gắt, máy sẽ rút nhiều tờ cùng một lúc khi in.

2.10. Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Nếu bạn gặp lỗi không in được 2 mặt trong Word, hãy tham khảo cách in 2 mặt khớp nhau dưới đây:

• Đầu tiên, căn lề cho file Word, sau đó mở hộp tuỳ chỉnh in.
• Tiếp theo, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở bảng in. Tại đây, bạn có 2 lựa chọn:
  • Lệnh “Manually Print on Both Side”: Một bên của trang sẽ được in, để in mặt khác, bạn cần tải lại trang vào máy in.
  • Lệnh “Print on Both Sides”: Máy in sẽ tự động in ở mặt thứ hai sau khi tải lại.

2.11. Máy in không in được file PDF

Có một số máy in không hỗ trợ in file PDF vì không hỗ trợ định dạng file hoặc chưa nâng cấp lên phiên bản mới. Khi chưa nâng cấp lên phiên bản mới, lỗi Driver có thể xuất hiện và máy in không đọc được định dạng file hiện tại.

3. Kết luận

Dưới đây là toàn bộ thông tin về lỗi không in được file trong Word cùng cách khắc phục rất đơn giản. Hi vọng rằng với những thông tin này, bạn sẽ cải thiện được kỹ năng sử dụng Word của mình. Việc cải thiện kỹ năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong quá trình làm việc. Nếu bạn muốn học thêm về Word, hãy tham gia khóa học Word online duy nhất trên Unica.