Tin học 12: Tạo và trình bày báo cáo

Khái niệm

Báo cáo là phương pháp tốt nhất để tổng hợp, trình bày và in dữ liệu theo một định dạng cụ thể.

Chức năng của báo cáo

Báo cáo thường được sử dụng để:

• Hiển thị sự so sánh và tổng hợp thông tin từ các nhóm dữ liệu.
• Trình bày nội dung văn bản theo mẫu quy định.

Chuẩn bị tạo báo cáo

Để tạo một báo cáo, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:

• Báo cáo được tạo ra để trích xuất thông tin gì?
• Dữ liệu được lấy từ đâu?
• Dữ liệu được nhóm như thế nào?

Để làm việc với báo cáo, bạn hãy chọn “Reports” trong bảng chọn đối tượng.

Có một số cách để tạo báo cáo:

• Dùng thuật sĩ.
• Tự thiết kế.
• Kết hợp cả hai cách.

Ví dụ: Từ bảng HOC-SINH, lấy thông tin từ ba trường Ten, To và Toan và gộp nhóm theo mỗi tổ để tính điểm trung bình môn Toán của tất cả các bạn trong tổ.

Bước 1. Mở đối tượng báo cáo

• Trong cửa sổ CSDL, nhấp chọn đối tượng “Report”.
• Nhấp đúp chuột vào “Create report by using Wizard”.

Bước 2. Chọn bảng hoặc mẫu hỏi

Trong mục “Tables/Queries”, chọn bảng HOC-SINH.

Bước 3. Chọn trường cần đưa vào báo cáo

Nhấp đúp chuột vào tên trường: To, Ten, Toan ở mục “Available Fields”. Nhấp “Next”.

Bước 4. Chọn trường để gộp nhóm

Nhấp chuột vào trường To, nhấp chuột vào nút lệnh.

Bước 5. Chọn trường để sắp xếp các bản ghi

Chọn trường Ten bằng cách nhấp mũi tên bên phải ô 1.

Bước 6. Tính trung bình cộng

• Nhấp “Summary Options…”
• Đánh dấu vào “Avg”
• Nhấp “OK”. Nhấp “Next”.

Bước 7. Chọn cách bố trí báo cáo

Bước 8. Chọn kiểu trình bày báo cáo

Nhấp “Next”.

Bước 9. Đặt tên và kết thúc việc tạo báo cáo

• Nhập tên của báo cáo: “Diem TB Mon Toan”
• Nhấp “Finish”.