Mẫu phiếu gửi hàng là một loại giấy tờ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Với thông tin chi tiết trên phiếu gửi hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng tồn kho, lượng mua hàng và khách hàng. Đây cũng là căn cứ để giải quyết các vấn đề liên quan đến thời gian giao hàng và thất thoát. Vậy, mẫu phiếu gửi hàng nào được các doanh nghiệp tin dùng? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.
Contents
Tại sao các doanh nghiệp cần phiếu gửi hàng hóa?
Phiếu gửi hàng hóa là văn bản xác nhận thông tin về địa chỉ gửi/nhận, số lượng và giá trị của hàng hóa được vận chuyển từ doanh nghiệp đến khách hàng. Nó được sử dụng trong nhiều hình thức vận tải như đường bộ, đường thủy và đường hàng không.
Phiếu gửi hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận chuyển của doanh nghiệp. Có 4 vai trò chính:
-
Phiếu gửi hàng cung cấp thông tin chi tiết về địa chỉ gửi/nhận, số lượng và giá trị hàng hóa, từ đó tăng tính chính xác cho hoạt động vận chuyển.
-
Phiếu gửi hàng có thể được sử dụng như bằng chứng để giải quyết các tranh chấp về quyền sở hữu hàng hóa.
-
Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng hàng hóa được gửi đi và về kho một cách chính xác thông qua phiếu gửi hàng.
-
Trường hợp thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, phiếu gửi hàng là tài liệu để yêu cầu đền bù từ đơn vị vận chuyển.
Mẫu phiếu gửi hàng hóa mới nhất mà doanh nghiệp cần cập nhật trong năm 2023
Mẫu phiếu gửi hàng thường được cập nhật liên tục để phù hợp với quy định và nhu cầu của thị trường. Để lập mẫu phiếu gửi hàng bằng Microsoft Word, doanh nghiệp cần bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin hóa đơn: số serial, số hóa đơn.
- Thông tin doanh nghiệp cung cấp hàng hóa: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, số fax (nếu có), email,…
- Thời gian xuất phiếu gửi hàng.
- Thông tin khách hàng: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email,…
- Thông tin thanh toán: hình thức thanh toán, thông tin tài khoản thanh toán.
- Danh mục sản phẩm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền thu.
- Thời gian giao nhận.
- Chữ ký người lập phiếu, chữ ký người nhận hàng.
- Đặc biệt, trên các phiếu giao hàng nên có dấu tròn của doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý với khách hàng.
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể tải mẫu phiếu gửi hàng mới nhất tại đây: Mẫu phiếu gửi hàng mới nhất 2023
Phiếu gửi hàng của doanh nghiệp có thể được áp dụng vào quá trình quản lý.
Trong trường hợp là khách hàng của 247Express, bạn có thể dễ dàng truy xuất thông tin và sử dụng tính năng “In đơn hàng” trên ứng dụng và website của 247Express. Bạn cũng có thể tham khảo mẫu phiếu gửi hàng áp dụng cho các dịch vụ gửi chuyển phát nhanh của 247Express.
5 lưu ý khi sử dụng mẫu phiếu gửi hàng hóa
Sử dụng mẫu phiếu gửi hàng mang đến sự tiện lợi trong quá trình quản lý. Tuy nhiên để đảm bảo tính hữu dụng nhất khi triển khai, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
- Kiểm tra kỹ thông tin về đơn vị vận chuyển, đảm bảo dịch vụ được cung cấp từ thương hiệu uy tín và có kinh nghiệm trong vận chuyển.
- Phiếu gửi hàng cần chứa đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ và số điện thoại liên lạc, giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng liên lạc với khách hàng và đảm bảo việc giao nhận hàng hóa chính xác.
- Cần liệt kê chi tiết về các mặt hàng hàng hóa như tên sản phẩm, số lượng, khối lượng và giá trị của từng mặt hàng, thuận tiện cho quản lý tồn kho.
- Phiếu gửi hàng cần có chữ ký xác nhận từ người nhận hàng để đảm bảo rằng hàng hóa đã được nhận và giao nhận thành công. Chữ ký này cũng là bằng chứng cho việc vận chuyển hàng hóa thành công.
Kết luận
Mẫu phiếu gửi hàng hóa cần đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, khách hàng, danh mục hàng hóa, số tiền và chữ ký, để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra chính xác và tránh nhầm lẫn hoặc thất thoát.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm đơn vị chuyển phát nhanh uy tín trong nước và quốc tế, cung cấp các chứng từ và giấy tờ đầy đủ, hãy liên hệ ngay với 247Express thông qua hotline: 19006980 hoặc website: https://247express.vn/ để được nhân viên tư vấn chi tiết về dịch vụ.
