Biên bản đối chiếu công nợ là gì? Mục đích của biên bản đối chiếu công nợ là gì? Mẫu biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận công nợ như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Contents
1. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?
Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ kế toán nhằm đối chiếu và xác nhận tình hình thanh toán, số dư công nợ giữa bên mua và bên bán, đặc biệt là trong những hoạt động mua bán với số tiền từ 20 triệu đồng trở lên.
1.1 Nguyên tắc đối chiếu công nợ
Để việc đối chiếu công nợ được chính xác và theo đúng quy trình, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ những nguyên tắc quan trọng sau:
- Cần đáp ứng mọi điều kiện liên quan đến chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật ban hành
- Đảm bảo các nội dung liên quan đến việc đối chiếu công nợ không vi phạm quy định của pháp luật và trái với các giá trị đạo đức xã hội.
- Xây dựng nguyên tắc đối chiếu công nợ dựa trên tinh thần tự nguyện và tôn trọng lẫn nhau của các bên liên quan.
- Đối với việc đối chiếu công nợ phải được trình bày bằng văn bản, hay còn gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Dựa vào biên bản đối chiếu công nợ này hoặc hình thức tương đương, các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để kiểm tra chính xác về tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Đặc biệt, đây là loại biên bản được đánh giá rất là quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước.
1.2 Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ
Việc lập biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và các khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với việc quyết toán thuế. Dựa vào biên bản đối chiếu công nợ, các bên sẽ có đủ căn cứ để tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng của bên bán và bên mua. Cùng với đó, các bên có thể dễ dàng kiểm soát các đơn hàng có hóa đơn giá trị gia tăng từ 20 triệu đồng trở lên. Đặc biệt, các bên có thể rà soát xem việc thanh toán đó có được đúng theo quy định hay không.
Ngoài ra, việc sử dụng các loại biên bản công nợ hay biên bản đối chiếu công nợ đều giúp các kế toán viên của doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác tình trạng thanh toán các khoản nợ giữa khách hàng và doanh nghiệp, nhà cung cấp theo đúng với các điều khoản có trong hợp đồng kinh tế mà các bên đã ký kết, cũng như đánh giá tính chính xác về các số nợ còn lại.
2. Yêu cầu đối với bảng đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiều công nợ không chỉ có giá trị trong quá trình thanh toán mà sau khi quá trình ấy kết thúc cũng cần lập ra bản thanh lý hợp đồng.
Không cần đi quá sâu ta cũng có thể hiểu bảng đối chiếu công nợ có tầm quan trọng như thế nào. Không có nó doanh nghiệp hay người trả nợ cũng thật khó theo dõi tiến trình trả công nợ, đồng thời dễ xảy ra tranh chấp giữa hai bên.
Bởi vậy, bảng đối chiếu công nợ có những yêu cầu cần thiết để tránh xảy ra sai sót đáng tiếc:
- Ghi rõ ràng tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân của cả hai bên
- Có số biên bản đối chiếu của doanh nghiệp
- Ghi địa điểm và thời gian lập bản đối chiếu công nợ
- Có đầy đủ những giấy tờ liên quan đến chứng từ, căn cứ của khoản công nợ
- Điền thông tin đầy đủ của hai bên mua và bán
- Ghi chính xác và chi tiết về số liệu công nợ
- Kết luận cuối cùng về công nợ (Nếu khoản tiền này không được trả đúng hạn vẫn cần ghi thông tin ngày, tháng và hạn trả đầy đủ)
- Có đầy đủ chữ ký và con dấu của cả hai bên.
Một lưu ý nhỏ dành cho người lập bảng đối chiếu công nợ là thông tin cần được điền chính xác và theo quy định của pháp luật. Tránh tự sai sót sẽ gây nên những hậu quả không lường.
Nên nhớ rằng bảng đối chiếu công nợ dù chi tiết và đầy đủ đến đâu nhưng nếu thiếu đi chữ ký và con dấu của hai bên mua – bán sẽ mấy đi hoàn toàn hiệu lực.
3. Quy trình đối chiếu công nợ
Bên cạnh việc tuân thủ theo các nguyên tắc về đối chiếu công nợ thì việc thực hiện đối với chiếu công nợ theo đúng quy trình cũng là bước cực kỳ quan trọng. Dưới đây là 2 quy trình đối chiếu công nợ mà doanh nghiệp cần thực hiện. Cụ thể:
3.1 Quy trình đối chiếu công nợ phải thu
Để thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số chứng từ nhằm phục vụ cho việc đối chiếu và xác nhận công nợ phải thu. Cụ thể, doanh nghiệp cần in ra các loại chứng từ dưới đây.
- Biên bản đối chiếu công nợ: khách hàng sẽ phải xác nhận công nợ, sau đó gửi lại cho doanh nghiệp.
- Thông báo về công nợ hay sổ chi tiết công nợ phải thu: điều này giúp khách hàng có thể kiểm tra và đối chiếu nếu có sai lệch
- Nếu thông tin có sai lệch, khách hàng sẽ chủ động sửa lại dựa trên số liệu thực tế
- Thực hiện sao lưu biên bản đối chiếu công nợ đã được khách hàng xác nhận. Sau đó phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính.
3.2 Quy trình đối với công nợ phải trả
Với quy trình công nợ phải trả, các doanh nghiệp cần chuẩn bị một số chứng từ dưới đây, nhằm gửi lại cho Nhà cung cấp để phục vụ cho việc đối chiếu và xác nhận công nợ phải trả. Cụ thể:
- Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp kiểm tra và xác nhận công nợ. Sau đó gửi lại biên bản cho doanh nghiệp phụ trách
- Sổ sách chi tiết về công nợ phải trả: Nhà cung cấp sẽ kiểm tra và đối chiếu nếu có thông tin hoặc số liệu bị chênh lệch
- Nếu xảy ra sự chênh lệch thì cần được chỉnh sửa lại theo số liệu và thông tin thực tế một cách chính xác nhất.
- Thực hiện lưu trữ biên bản đối chiếu công nợ đã được bên nhà cung cấp xác nhận, nhằm phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính.
4. Một số mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất
4.1 Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ cần có bảng ghi giá cả đầy đủ và rõ ràng số tiền cần phải thanh toán.
Link tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
