Phiếu xuất kho là một trong những chứng từ quan trọng trong việc quản lý kho và hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc lập phiếu xuất kho đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ để tránh sai sót. Vậy, cách ghi đơn giá trên phiếu xuất kho như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Contents
1. Phiếu xuất kho là gì
Phiếu xuất kho là một biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận các hoạt động xuất kho của từng loại công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, vật tư sản xuất, sản phẩm, hàng hóa từ kho hàng của doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước.
Vai trò của phiếu xuất kho là theo dõi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp. Từ đó, có thể hạch toán chi phí sản xuất hoặc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Phiếu xuất kho cũng được sử dụng để quản lý và điều chỉnh biến động hàng hóa trong kho một cách hợp lý. Ngoài ra, phiếu xuất kho còn là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán hay trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Việc lập phiếu xuất kho cần đảm bảo tính hợp lệ và chính xác để bộ phận kế toán đối chiếu các loại chứng từ.
Phiếu xuất kho được lập bởi bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý. Sau khi lập phiếu, người lập phiếu cùng kế toán trưởng sẽ ký và chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt. Sau đó, phiếu xuất kho được giao cho người lập phiếu xuống kho để nhận hàng.
2. Cách ghi phiếu xuất kho
Để ghi phiếu xuất kho đúng quy định, cần lưu ý các điểm sau:
- Góc bên trái của phiếu xuất kho cần ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị và bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa cùng kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng.
- Phiếu xuất kho cần ghi rõ họ tên người nhận, tên đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất.
- Trên phiếu xuất kho, cần ghi rõ các cột thông tin như số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Cột 1 ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu xuất kho của người sử dụng.
- Cột 2 ghi số lượng thực tế xuất kho, có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu.
- Cột 3 và 4 ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
- Dòng cộng ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đã xuất kho.
- Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho thường được lập thành 3 liên. Liên 1 được lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 được giữ bởi thủ kho để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán để ghi vào cột 3 và 4 của sổ kế toán. Liên 3 được người nhận hàng giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3. Cách ghi đơn giá phiếu xuất kho
Trên phiếu xuất kho, đơn giá vốn của vật tư hàng hóa xuất kho sẽ được tính dựa trên phương pháp đã được lựa chọn từ menu Hệ thống -> Tuỳ chọn -> Vật tư hàng hoá:
- Với phương pháp Bình quân cuối kỳ, đơn giá vốn chỉ được cập nhật khi kế toán thực hiện chức năng Tính giá xuất kho.
- Với phương pháp Bình quân tức thời hoặc Nhập trước xuất trước, hệ thống sẽ tự động cập nhật giá vốn vào đơn giá xuất của phiếu xuất theo phương pháp đã chọn.
- Với phương pháp Đích danh, khi chọn vật tư hàng hóa để xuất kho, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chứng từ mua hàng hoặc nhập kho để lựa chọn. Đơn giá của chứng từ được chọn sẽ được cập nhật vào đơn giá xuất của phiếu xuất kho.
4. Những nội dung cần phải có trên Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Tên đơn vị và bộ phận xuất kho.
- Họ tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho.
- Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm.
- Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho cùng đơn giá (nếu có).
Phiếu xuất kho thường có 3 liên. Trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận khác như giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.
5. Lưu ý khi viết phiếu xuất kho
Góc bên trái của phiếu xuất kho cần ghi rõ tên đơn vị và bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong kho dùng cho cùng một mục đích sử dụng hoặc cùng một đối tượng hạch toán chi phí.
Khi lập phiếu xuất kho, cần ghi rõ họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận), số và ngày tháng năm lập phiếu xuất kho, lý do tiến hành xuất kho và kho nơi xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Phiếu xuất kho do bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho lập thành 3 liên (sử dụng giấy than viết 1 lần). Liên 1 được lưu giữ ở bộ phận lập phiếu, liên 2 được thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi chép và ghi vào sổ kế toán. Liên 3 được người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi.
Sau khi lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt, người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất. Thủ kho sẽ ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ và ghi rõ ngày, tháng, năm xuất kho.
Đó là cách ghi đơn giá trên phiếu xuất kho mà chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn đọc. Hi vọng bài viết sẽ hỗ trợ và giúp ích cho bạn về vấn đề này!
