Kế toán là một công việc quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Để hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình, kế toán cần nắm vững quy định về cách viết số tiền bằng chữ và cách đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn một cách chính xác. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy định và các lưu ý quan trọng trong việc viết – đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn.
Contents
1. Quy định chung về cách viết, đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn theo TT 39/2014/TT-BTC
Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn. Theo quy định này, hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Các chữ số ghi trên hóa đơn phải là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9. Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm. Nếu có chữ số sau chữ số hàng đơn vị, phải đặt dấu phẩy sau chữ số hàng đơn vị.
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không gây hiểu lầm nội dung của hóa đơn.
2. Các lưu ý quan trọng khi viết, đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Ngoài quy định về cách viết số tiền bằng chữ và cách đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn, các kế toán cũng cần nắm rõ các lưu ý quan trọng như sau:
Nếu chữ số tận cùng là 1
- Chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1: ghi “một”.
- Chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2: ghi là “mốt”.
Nếu chữ số tận cùng là 4
- Chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1: ghi “bốn”.
- Chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2: ghi “tư”.
Trường hợp chữ số tận cùng là số 5
- Chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9: ghi “lăm”.
- Chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau: ghi “năm”.
Ngoài ra, nhiều người có thói quen thêm chữ “y” hoặc “chẵn” khi viết số tiền tròn. Việc này không cần thiết nhưng cũng không vi phạm quy định về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn.
3. Trường hợp hóa đơn viết sai số tiền bằng chữ xử lý thế nào?
Trong trường hợp kế toán viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn và chưa xé khỏi cuống, kế toán cần thực hiện gạch chéo các liên, giữ hóa đơn lập sai và viết hóa đơn mới.
Nếu viết sai số tiền bằng chữ mà đã xé cuống hóa đơn, bạn cần xử lý theo 2 trường hợp:
- Nếu chưa giao hóa đơn cho khách hàng: gạch chéo các liên, kẹp lại vào quyển hóa đơn và lập hóa đơn mới để giao cho khách hàng. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng khi các bước xảy ra trong cùng một ngày.
- Nếu đã giao hóa đơn cho khách hàng nhưng chưa kê khai: 2 bên lập biên bản thu hồi hóa đơn, kế toán lập hóa đơn mới, gạch chéo hóa đơn viết sai, và lưu giữ để báo cáo với cơ quan thuế.
4. Kinh nghiệm tránh viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Việc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn là rất quan trọng và đòi hỏi sự chính xác. Tuy nhiên, sai sót không thể tránh khỏi hoàn toàn. Để hạn chế việc viết sai số tiền bằng chữ, cần nắm vững cách đọc số tiền bằng chữ đúng. Bạn cần đọc từ trái sang phải, từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số.
Ngoài ra, kế toán còn cần thực hiện việc liệt kê các hàng từ lớn đến bé, xác định giá trị của mỗi hàng, viết số theo từng lớp từ trái qua phải, và viết đúng theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp. Đảm bảo tổng số tiền trên hóa đơn được tính toán chính xác tuyệt đối.
Việc nắm vững quy định về cách viết số tiền bằng chữ và cách đọc số tiền bằng chữ trên hóa đơn là vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với các kế toán doanh nghiệp. Hiểu rõ các kiến thức trên đây sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.
Xem ngay: Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn
