Biểu đồ Pareto: Vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp thành công

Khi nói đến quản trị và phân tích trong doanh nghiệp, không thể không nhắc đến biểu đồ Pareto. Biểu đồ Pareto, hay còn được gọi là biểu đồ tần suất, là một công cụ mạnh mẽ giúp các nhà quản trị nắm bắt được các yếu tố quan trọng và đưa ra chiến lược cụ thể cho doanh nghiệp.

Biểu đồ Pareto là gì?

Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ thể hiện số liệu và phân tích của người thực hiện. Nó bao gồm các cột và đường thẳng, trong đó các cột được sắp xếp theo thứ tự từ thấp đến cao, và đường thẳng biểu diễn tỷ lệ phần trăm. Công cụ này cho phép nhà quản trị nghiên cứu và đưa ra kế hoạch chi tiết cho công ty hay tổ chức của mình.

Vai trò và ý nghĩa của biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto đã chứng minh hiệu quả của mình khi giúp nhiều doanh nghiệp tìm ra điểm yếu và giảm thiểu các lỗi phổ biến nhất.

• Đối với nhà lãnh đạo: Những nhà lãnh đạo giỏi là những người có khả năng phân tích và dự đoán tương lai của doanh nghiệp. Nghiên cứu biểu đồ Pareto giúp họ xác định công việc cần ưu tiên và phân bổ nguồn lực hiệu quả. Biểu đồ cũng cho phép nhà quản trị hiểu rõ tình hình của công ty thông qua con số thể hiện trên biểu đồ.

• Đối với cá nhân: Các nhân viên sẽ được giao công việc cụ thể và nắm vững trách nhiệm của mình. Sự hoàn thành tốt từng cá nhân là nền tảng để doanh nghiệp phát triển.

• Đối với doanh nghiệp: Thông tin về nguồn lực và phân bổ nguồn lực được thể hiện rõ qua các cột và đường tỷ lệ phần trăm trên biểu đồ. Từ đó, nhà quản trị có thể rút ra bài học từ thành công và thất bại của mỗi dự án.

Hướng dẫn cách lập biểu đồ Pareto

Sau khi hiểu được ý nghĩa của biểu đồ Pareto đối với doanh nghiệp, hãy cùng xem các bước phân tích và vẽ biểu đồ này một cách chính xác và hiệu quả.

Bước 1: Thu thập và tổng hợp dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Excel để thu thập và tổng hợp thông tin này một cách dễ dàng.

Bước 2: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần về mức độ quan trọng.

Bước 3: Tính tỉ lệ phần trăm của mỗi thành phần so với tổng số thành phần tham gia.

Bước 4: Tính tỉ lệ phần trăm tích lũy của các thành phần theo công thức: “Tỷ lệ phần trăm tích lũy của thành phần n = Tỷ lệ phần trăm tích lũy của thành phần n-1 + Tỷ lệ phần trăm của thành phần n”.

Bước 5: Vẽ biểu đồ Pareto bằng cách chọn dữ liệu và chọn biểu đồ cột trong Excel. Đặt tên biểu đồ và chỉnh sửa các thông số cho phù hợp với đơn vị của bạn.

Bước 6: Phân tích biểu đồ Pareto theo quy tắc 80/20. Vẽ một đường thẳng tại vị trí 80% trên trục phần trăm bên phải. Kẻ một đường thẳng vuông góc tại điểm giao với biểu đồ, song song với trục phần trăm. Biểu đồ sẽ được chia thành hai phần, phần bên trái biểu thị nguyên nhân của 80% kết quả kinh doanh hoặc 80% vấn đề đang thảo luận.

Một số lưu ý khi sử dụng biểu đồ Pareto

Mặc dù biểu đồ Pareto mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng không phải vấn đề nào cũng cần phải sử dụng biểu đồ này. Những vấn đề đơn giản có thể tìm ra nguyên nhân nhanh chóng và giải quyết ngay mà không cần phải tiến hành phân tích phức tạp.

Biểu đồ Pareto chỉ nên áp dụng khi gặp phải vấn đề lớn mà không tìm ra nguyên nhân gây ra. Khi đó, việc sử dụng Pareto giúp nhanh chóng tìm ra vấn đề khó khăn của doanh nghiệp và đưa ra giải pháp.

Với biểu đồ Pareto, doanh nghiệp có một vũ khí bí mật để tìm hiểu và giải quyết các vấn đề quan trọng. Bạn đã hiểu rõ về ý nghĩa của biểu đồ Pareto và cách vẽ nó trên Excel. Hãy áp dụng kiến thức này để đạt được thành công trong công việc của bạn.