Hướng dẫn cách quản lý vật tư trong công trình hiệu quả

Tham khảo cách quản lý vật tư trong công trình hiệu quả dưới đây từ các nhà thầu xây dựng lớn để giảm các nguy cơ như: thất thoát, dư thừa vật tư hoặc vật tư không đạt tiêu chuẩn. Đều là những nguyên nhân dẫn tới chậm tiến độ thi công, giảm chất lượng công trình và gây đội chi phí do phải thi công làm lại…

Bên cạnh kiểm soát chất lượng thi công, an toàn thi công thì việc quản lý vật tư công trình có tốt hay không sẽ quyết định rất lớn tới sự thành công của một dự án xây dựng.

Cùng tham khảo bài viết dưới đây về quy trình quản lý vật tư xây dựng hiệu quả kèm các mẫu file excel quản lý vật liệu xây dựng, kho vật tư được sử dụng nhiều nhất.

Quản lý vật tư công trình là gì?

Quản lý vật tư công trình là quá trình quản lý, điều phối, và kiểm soát các hoạt động liên quan đến mua sắm, sử dụng vật tư, vật liệu thi công dưới công trường xây dựng. Đây là một phần rất quan trọng trong quản lý dự án xây dựng và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ hoàn thành công trình.

Quản lý vật tư công trình đòi hỏi một quy trình chặt chẽ từ việc lên kế hoạch, mua sắm, kiểm soát chất lượng vật tư, và theo dõi các tài nguyên vật tư, bao gồm cả nguồn cung cấp, lưu kho, vận chuyển, tồn kho, kiểm kê, và sử dụng. Điều này bao gồm cả việc đưa ra quyết định về số lượng, chất lượng, thời gian, và phương thức cung cấp các vật tư để đáp ứng nhu cầu của dự án. Quản lý vật tư công trình cũng liên quan đến việc xây dựng các quy trình quản lý, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, và giám sát hoạt động liên quan đến vật tư công trình.

Cách quản lý vật tư trong công trình hiệu quả

Mục tiêu của quản lý vật tư công trình là đảm bảo rằng vật tư được quản lý và sử dụng hiệu quả, đúng thời điểm, đúng chất lượng, và đúng số lượng, từ giai đoạn lập kế hoạch đến giai đoạn hoàn thành dự án. Quản lý vật tư công trình cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu về nguồn lực, tiến độ, chất lượng, và kinh phí của dự án xây dựng.

Tuy nhiên với các công trình lớn, có lượng vật tư tập kết lớn ở kho công trình hoặc liên tục phải luân chuyển, bổ sung vật tư thì công tác này đôi khi còn gặp những khó khăn nhất định.

Để quản lý vật tư trong công trình hiệu quả, có một số cách và nguyên tắc quan trọng sau đây có thể được áp dụng:

• Lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu vật tư: Căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật, tiến độ và bản vẽ công trình mà các nhà thầu xây dựng có thể lập kế hoạch vật tư cần thiết bao gồm: chủng loại, số lượng, yêu cầu kỹ thuật của vật tư đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của công trình. Kế hoạch vật tư này cần phải có sự thống nhất giữa nhà thầu với chủ đầu tư trước khi tiến hành các việc tiếp theo.
• Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy: Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, thời gian cung cấp, và giá cả hợp lý sẽ giúp các nhà thầu tiết kiệm chi phí và nguy cơ làm lại trong quá trình thi công.

Quá trình cung cấp vật tư cũng cần phải đảm bảo tiến độ, nghiệm thu chất lượng chặt chẽ để không gây ảnh hưởng tới quá trình thi công.

• Kiểm soát tồn kho: Thiết lập hệ thống kiểm soát tồn kho chặt chẽ để theo dõi số lượng, chất lượng, và giá trị của vật tư trong kho. Điều này giúp đảm bảo kiểm soát vật tư theo nguyên tắc FIFO (First-In, First-Out) để tránh lãng phí, hư hỏng, hoặc lỗi hạn sử dụng của vật tư.
• Theo dõi và đánh giá vật tư: Theo dõi việc sử dụng vật tư trong công trình, kiểm tra chất lượng, đánh giá hiệu suất, và đưa ra phản hồi liên tục. Điều này giúp xác định các vấn đề và kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục để đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ của công trình.

Quy trình quản lý vật tư công trường xây dựng

1. Quy trình cung ứng, quản lý vật tư trong công trình

Trên đây là Mẫu quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công chi tiết nhất mà các nhà thầu xây dựng quy mô vừa và lớn trở lên đang áp dụng.

Quy trình quản lý vật tư công trường bao gồm 5 giai đoạn:

Bước 1: Nhận chuyển giao & kiểm tra lại hồ sơ trúng thầu từ phòng dự án

• Tiếp nhận chuyển giao hồ sơ
• Kiểm tra hồ sơ trước khi lập kế hoạch sử dụng vật tư.

Bước 2: Lập kế hoạch tiến độ vật tư: Sau khi lên kế hoạch chi tiết về khối lượng & tiến độ sử dụng vật tư, cần chuyển qua P.Vật tư & BLĐ phê duyệt, ban kiểm tra check tiêu chuẩn kỹ thuật, giá, thời gian giao hàng và lợi nhuận

• Lên kế hoạch chi tiết về khối lượng & tiến độ vật tư sử dụng
• Bốc khối lượng vật tư thi công
• Nộp bảng tiến độ và yêu cầu vật tư thi công cho phòng Vật tư
• Kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật, giá, thời gian giao hàng và lợi nhuận

Bước 3: Đặt hàng và thực hiện hợp đồng: Sau khi đặt hàng, theo dõi sát sao tiến trình hợp đồng thúc đẩy NCC giao hàng đúng thời hạn, nghiệm thu.

Bước 4: Nhập kho công trường

Bước 5: Xuất vật tư thi công

Việc xuất vật tư thi công cần phải đảm bảo theo đúng kế hoạch cung ứng vật tư ban đầu và phải liên tục báo cáo, ghi nhận lại số liệu bằng các phiếu nhập – xuất, phiếu chuyển vật tư để đảm bảo kiểm soát chính xác số liệu vật tư tồn kho và sử dụng thực tế.

Ngoài ra, việc giữ cho nguồn cung vật tư ổn định xuyên suốt quá trình thi công là rất quan trọng để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả của dự án.

Tham khảo thêm: Case-Study: Sơ đồ & số hóa quy trình đặt mua và thanh toán vật tư – ngành Xây dựng

2. Quy trình quản lý kho vật tư

Thủ kho vật tư là người chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị & đảm bảo điều kiện kho bãi, thẻ kho,… để tiếp nhận nhập hàng.

Việc tổ chức xuất nhập kho vật tư được quy định thực hiện như sau:

• Khi vật tư được chuyển về kho, Giám sát kho cần thông báo về kế toán để cùng tiến hành kiểm tra, nghiệm thu số lượng, chất lượng, chủng loại, các số liệu kỹ thuật đảm bảo theo đúng hợp đồng đã ký.
• Thủ kho vật tư thực hiện nhập kho các vật tư đạt yêu cầu. Để riêng và dán nhãn các vật tư chưa đạt yêu cầu tách riêng ra khu vực khác chờ xử lý.
• Sắp xếp, bố trí vật tư nhập kho đúng theo sơ đồ phân kho để thuận tiện lấy khi sử dụng.
• Thực hiện xuất kho vật tư theo kế hoạch và yêu cầu dưới công trường. Cập nhật số liệu vào các báo cáo ngày và báo cáo tồn kho theo tháng/quý/năm.
• Giám sát kho căn cứ vào tồn kho, dự toán và tình hình thi công thực tế để lên phương án cân đối vật tư, đề xuất mua bổ sung và trình Giám đốc vật tư xem xét ký duyệt

Nguyên tắc quan trọng nhất khi quản lý kho vật tư là phải đảm bảo số liệu được cập nhật liên tục, chính xác và giám sát giữa các bên. Quản lý kho vật tư cũng cần lưu ý về điều kiện lưu kho để đảm bảo không gây hư hại lên các loại vật tư, vật liệu thi công dễ hỏng hóc hoặc xuống chất lượng nếu để trong điều kiện lưu trữ chưa hợp lý.

Tải file excel quản lý vật liệu xây dựng miễn phí

Mẫu 1: Quản lý kho vật tư & xuất nhập tồn vật tư Mẫu 1

Tải về miễn phí tại đây

File Excel bao gồm các thành phần:

• Thông tin doanh nghiệp/ dự án
• Danh mục
• Sổ kho
• Bảng báo cáo tổng hợp Nhập xuất tồn
• Bảng báo cáo Chi tiết nhập xuất tồn
• Sổ kho để in
• Phiếu nhập xuất.

Mẫu 2: Quản lý kho vật tư & xuất nhập tồn vật tư Mẫu 2

Tải về miễn phí tại đây

File Excel bao gồm các thành phần:

• Báo cáo quản lý kho vật tư, vật liệu tổng hợp
• Báo cáo Nhập xuất
• Phiếu nhập
• Phiếu xuất
• Thẻ kho
• Danh mục khách hàng, công nợ.

Nên Quản lý vật liệu xây dựng bằng excel hay phần mềm?

Quản lý vật liệu xây dựng bằng Excel là một cách quản lý vật tư trong công trình xây dựng truyền thống được áp dụng tại gần như toàn bộ các công ty xây dựng.

Điểm cộng của Excel là khả năng tính toán chính xác, nhanh chóng và quản lý được lượng lớn dữ liệu thành nhiều sheet. Hỗ trợ nhu cầu quản lý phức tạp trong phạm trù quản lý vật tư công trình xây dựng.

Thông thường, mỗi dự án sẽ được tạo thành một file excel riêng để quản lý. Hàng ngày, kế toán có trách nhiệm cập nhật số liệu từ các phiếu ghi nhập-xuất-chuyển kho… vào báo cáo vật tư để tổng kết số liệu. Và cập nhật thêm 1 lần nữa vào báo cáo kho tổng công ty để quản lý theo 2 cấp độ là dự án và doanh nghiệp.

Do vậy, quản lý vật liệu xây dựng bằng excel cũng bộc lộ nhiều bất cập như:

• Phải thao tác xử lý nhập liệu thủ công và khó tránh những lỗi sai chủ quan từ người nhập liệu
• Tốn nhiều thời gian công sức của bộ phận thủ kho, kế toán
• Quá nhiều file quản lý dẫn tới khó theo dõi
• Dữ liệu được chia sẻ công khai và thiếu bảo mật. Dễ bị can thiệp…

Những bất cập này thường xuyên xuất hiện với các nhà thầu lớn hoặc thi công nhiều công trình cùng lúc có lượng lưu thông vật tư lớn tại các công trình.

Những rủi ro trong cách quản lý vật tư trong công trình kém hiệu quả sẽ gây hệ lụy trực tiếp tới tiến độ thi công, hiệu quả dự án và chất lượng công trình trong dài hạn. Do vậy, sử dụng phần mềm quản lý vật tư được xem là công cụ thay thế excel phù hợp và hiệu quả quản lý cao hơn.

Tối ưu quản lý vật tư công trình với giải pháp FastCons

Sử dụng phần mềm quản lý vật tư công trình FastCons được các chuyên gia xây dựng khuyến khích và khuyến nghị các nhà thầu nên đưa vào áp dụng.

Phần mềm này hỗ trợ hiệu quả trong quy trình mua sắm – cung ứng – sử dụng và quản lý vật tư công trường.

Các tính năng của phần mềm này bao gồm:

• Quản lý kho công ty và kho vật tư tại từng công trường. Báo cáo, theo dõi số liệu tồn kho chính xác
• Quản lý quy trình đề xuất – duyệt mua vật tư đảm bảo không vượt dự trù đầu vào cho từng công trình
• Quản lý quy trình xuất – nhập vật tư dưới công trường thông qua các phiếu xuất – nhập – chuyển vật tư online
• Quản lý khối lượng vật tư đã tiêu hao cho các hạng mục thi công trong ngày. Trừ tồn tự động.

Đặc biệt, phần mềm còn có khả năng cảnh báo tự động khi có mã vật tư xảy ra nguy cơ vượt định mức (ví dụ: vật liệu sắt theo kế hoạch đến giai đoạn này chỉ được phép dùng hết 50% nhưng tới hiện tại đã dùng tới 60%), hoặc cảnh báo các mã vật tư vượt định mức cho phép (ví dụ: chỉ huy trưởng lập đề xuất mua vật tư bổ sung có số lượng vượt quá dự trù đầu vào, phần mềm cảnh báo đỏ và không cho phép gửi đơn lên giám đốc duyệt).

Với những tiện ích thiết thực, công nghệ đám mây cho phép người dùng truy cập sử dụng từ bất kỳ đâu, phần mềm quản lý vật tư công trình và thi công FastCons đang được áp dụng mạnh mẽ tại hàng loạt nhà thầu xây dựng trên toàn quốc.

Quý doanh nghiệp quan tâm phần mềm quản lý vật tư công trình & thi công FastCons, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

About us:

FastCons là Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam – một sản phẩm nằm trong hệ sinh thái các giải pháp chuyển đổi số của FastWork.vn. Tại FastWork, chúng tôi phát triển và cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên sâu, tính năng chuẩn theo nghiệp vụ thực tế, giúp cho quá trình ứng dụng phần mềm nhanh chóng đạt hiệu quả cao ở từng lĩnh vực kinh doanh!Nếu bạn quan tâm DEMO & trải nghiệm Giải pháp quản lý dự án xây dựng chuyên sâu – FastCons, vui lòng liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc nhập thông tin vào form đăng ký!