Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 119/2014/TT-BTC, tất cả các doanh nghiệp, kể cả những doanh nghiệp mới thành lập, đều phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và nộp cho cơ quan thuế theo quý. Trong trường hợp các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế hoặc vi phạm việc sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, thì phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
1. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK thuế.
Bước 2: Vào Menu “Kê khai” > “Hóa đơn” > “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/Ac)”.
Bước 3: Chọn “Kỳ báo cáo” (thường là quý hiện tại) > Chọn các phụ lục cần kê khai (Kỳ báo cáo cuối cùng hoặc Chuyển địa điểm) > Đồng ý. Màn hình báo cáo sẽ hiển thị trên phần mềm.
Đối với từng chỉ tiêu trên giao diện báo cáo, bạn cần nhập dữ liệu như sau:
- Cột 1: Mã loại hóa đơn – chọn loại hóa đơn muốn báo cáo.
- Cột 2: Tên loại hóa đơn – tự động hiển thị theo mã loại hóa đơn.
- Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn – nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 4: Ký hiệu hóa đơn – ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp.
Phần Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ:
- Cột 5: Tổng số – phần mềm tự tính, không cần nhập.
- Cột 6+7 (Số tồn đầu kỳ): Số hóa đơn tồn đầu kỳ từ số – đến số (dạng số).
- Cột 8+9 (Số mua/phát hành trong kỳ): Số hóa đơn mua/phát hành trong kỳ từ số – đến số (dạng số).
Phần Sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ:
- Cột 10+11+12: Phần mềm tự động cập nhật, không cần nhập.
- Cột 13: Số lượng hóa đơn đã sử dụng (không bao gồm hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy).
- Cột 14+16+18: Phần mềm tự động cập nhật.
- Cột 15+17+19: Số hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy nằm trong khoảng cột 10, 11 (không trùng nhau, không giao nhau).
Phần Tồn cuối kỳ:
- Các chỉ tiêu 20+21+22: Tự động cập nhật.
- Người lập biểu: Nhập thông tin.
- Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên Giám đốc.
- Ngày lập báo cáo: Mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
Bước 4: Click vào nút “Ghi”. Nếu có lỗi, phần mềm sẽ tự động thông báo.
Bước 5: Nếu thành công, ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp cho cơ quan thuế.
2. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn online
Bước 1: Truy cập vào trang web nhantokhai.gdt.gov.vn.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống.
Bước 3: Click chọn “Nộp tờ khai” > “Nộp tờ khai XML” > “Chọn tệp tờ khai” > “Ký điện tử” > “Thành Công” > “Nộp tờ khai”.
Bước 4: Kiểm tra sau khi nộp.
Sau khi nộp tờ khai, bạn có thể truy cập vào tab “Tra cứu” > “Tra cứu tờ khai” > Tờ khai: BC/26AC – Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn > Nhập thời gian tra cứu.
Đây là quy trình đầy đủ để lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý qua hình thức online. Ngoài ra, cần lưu ý một số vấn đề phát sinh và tuân thủ các quy định hạn chế về thời hạn nộp báo cáo.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý:
Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, hạn nộp báo cáo chậm nhất cho quý I là ngày 30/04, quý II là ngày 30/07, quý III là ngày 30/10, và quý IV là ngày 30/01 của năm sau.
Ngoài ra, không yêu cầu nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ từ khi thành lập chưa đăng ký đặt in hoặc tự in hóa đơn, chưa lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế.
Trong quá trình làm kế toán, để tránh sai phạm và tuân thủ các quy định thuế, bạn cần nắm vững lịch nộp các loại báo cáo thuế. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm kế toán là xu hướng phổ biến nhằm hỗ trợ quản lý và phân tích hiệu quả. Trước khi lựa chọn phần mềm kế toán, hãy cần cân nhắc nhu cầu, tính năng và uy tín của nhà cung cấp để đảm bảo phù hợp với doanh nghiệp.
