Bạn đang tìm kiếm cách xếp loại trong Excel để quản lý và đánh giá học sinh, học viên và nhân viên? Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều này một cách tự động và chính xác. Hãy cùng tìm hiểu ngay!
Contents
1. Cách xếp loại trong Excel – Những điều cần biết
Xếp loại A, B, C, D hay Giỏi, khá, trung bình giúp bạn quản lý, đánh giá và khen thưởng hoặc kỷ luật phù hợp. Xếp loại trong Excel giúp bạn thực hiện thao tác này một cách tự động và chính xác, giảm thiểu sai sót do nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian và công sức.
Để xếp loại trong Excel, người ta thường sử dụng hàm IF, hay còn gọi là hàm thỏa mãn điều kiện. Bằng cách tổ chức câu lệnh đúng và nhập dữ liệu đầu vào đúng, Excel sẽ tự xếp loại một cách chính xác.
2. Các cách xếp loại trong Excel
Để xếp loại trong Excel, đặc biệt là xếp loại học lực, bạn có thể sử dụng các cách sau:
2.1. Cách xếp loại học lực trong Excel bằng hàm IF và AND kết hợp
Để xếp loại học lực học sinh theo 3 hạng: Giỏi, Trung bình, Khá với điều kiện:
- Điểm trung bình từ 8 trở lên: học lực Giỏi
- Điểm trung bình từ 6.5 đến 8: học lực Khá
- Điểm trung bình từ 5 đến 6.5: học lực Trung bình
- Điểm trung bình dưới 5: học lực Yếu
Bạn có thể sử dụng công thức sau để xếp loại học lực trong Excel:
=IF (E2>=8,"Giỏi",IF(AND(E2>=6.5,E2<8),"Khá",IF(AND(E2>=5,E2<6.5),"Trung bình","Yếu"))Ví dụ: Nếu ô chứa điểm trung bình là ô D5 thì bạn nhập hàm như sau:
=IF (D5>=8,"Giỏi",IF(AND(D5>=6.5,D5<8),"Khá",IF(AND(D5>=5,D5<6.5),"Trung bình","Yếu"))Đây là cách xếp loại học sinh khá giỏi trong Excel mà các thầy cô thường dùng tại trường học. Cách này cũng được áp dụng để xếp loại, đánh giá nhân viên tại các công ty, công sở, văn phòng…
2.2. Xếp loại bằng cách dùng AND, OR trong hàm IF
Đối với cách này, bạn không chỉ kết hợp 2 hàm IF và AND mà kết hợp đến 3 hàm là IF, AND và OR.
Ví dụ: Sử dụng hàm để xếp loại học bổng cho sinh viên trong Excel. Điều kiện như sau:
- Nếu sinh viên có học lực Giỏi và các môn đều có điểm từ 7 điểm trở lên: học bổng 500.000đ/tháng.
- Nếu sinh viên có học lực Giỏi hoặc Khá nhưng có những môn điểm dưới 7: học bổng 300.000đ/tháng.
- Nếu sinh viên có học lực Trung bình: không được nhận học bổng.
- Nếu sinh viên có học lực Yếu: nộp 350.000đ tiền học lại.
Lúc này, bạn sử dụng hàm để phân loại trong Excel với công thức như sau:
=IF(AND(I3="Giỏi",MIN(C3:H3)>=7),500000,IF(OR(AND(I3="Giỏi",MIN(C3:H3)<7),I3="Khá"),300000,If(I3="Trung bình",0,-180000)))Như vậy, hàm xếp loại trong Excel là hàm IF. Tùy vào từng trường hợp mà bạn có thể kết hợp hàm IF và AND hoặc IF, AND, OR như các ví dụ phía trên.
3. Cách tính điểm trung bình để xếp loại học sinh trong Excel
Để xếp loại học sinh trong Excel, bạn cần tính điểm trung bình của học sinh đó. Để tính điểm trung bình của học sinh, bạn sử dụng hàm AVERAGE. Thực hiện như sau:
- Chọn các ô chứa điểm từng môn.
- Nhập công thức
=AVERAGE(chọn các ô chứa điểm từng môn)vào ô chứa điểm trung bình.
Ví dụ: Bạn có một danh sách học sinh và công thức tính điểm trung bình như sau:
=AVERAGE(C3:G3)Sau khi tính được điểm trung bình bằng hàm AVERAGE, bạn có thể xếp loại học lực, hạnh kiểm học sinh và các thao tác phân loại khác bằng hàm IF. Việc sử dụng công thức tính xếp loại trong Excel giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức so với tính toán thủ công và cho ra kết quả chính xác.
4. Những lưu ý khi xếp loại trong Excel
- Trong một công thức xếp loại, bạn có thể dùng nhiều hàm IF và lồng chúng lại với nhau. Một công thức được dùng tối đa 64 hàm IF. Nếu không muốn lặp lại hoặc muốn rút ngắn công thức, bạn có thể thay chúng bằng các hàm khác như VLOOKUP, HLOOKUP.
- Một số hàm bổ trợ cho IF:
- COUNTIF/COUNTIFS: dùng để đếm số với điều kiện có sẵn.
- SUMIF/SUMIFS: cộng tổng số với điều kiện có sẵn.
5. Lời kết
Trên đây là những chia sẻ về cách xếp loại trong Excel. Hi vọng những kiến thức về cách dùng hàm IF để xếp loại và dùng hàm AVERAGE để tính trung bình sẽ giúp bạn quản lý và đánh giá học sinh, sinh viên, nhân viên dễ dàng và hiệu quả. Hãy áp dụng ngay và chúc bạn thành công trong công việc và học tập!
Nguồn ảnh: ICANTECH
