Khi vận hành doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào, một trong những vấn đề quan trọng nhất là làm thế nào để đảm bảo bộ máy hoạt động trơn tru và hiệu quả.
Trên thực tế, nhiều quản lý đã tìm thấy giải pháp là ứng dụng phần mềm quản lý công việc và đã đạt được một số thành quả đáng kể. Vậy phần mềm quản lý công việc là gì và vai trò của nó là như thế nào?
Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.
Contents
Phần Mềm Quản Lý Công Việc Là Gì? Mang Lại Lợi Ích Gì Cho Công Việc Của Bạn?
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc là một công cụ tích hợp các tính năng hỗ trợ trong việc tạo lập và sắp xếp công việc trong doanh nghiệp. Quản lý có thể bàn giao và theo dõi công việc một cách bao quát thông qua phần mềm này.
Nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm để tổ chức công việc tốt hơn, cải thiện năng suất làm việc so với việc sử dụng các công cụ thủ công như giấy bút như trước đây.
Vai trò của phần mềm quản lý công việc
Một trong những lợi ích rõ ràng của việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong hoạt động kinh doanh là khả năng theo dõi và nắm bắt tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
Theo PMI, việc sử dụng thành công phần mềm quản lý công việc và dự án giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng tiến độ công việc và đạt được kết quả hiệu quả hơn so với những đơn vị không sử dụng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm đến 28 lần so với ngân sách dự kiến ban đầu khi áp dụng phần mềm quản lý công việc và dự án một cách hiệu quả.
Để hiểu rõ hơn về vai trò của phần mềm quản lý công việc, chúng ta hãy tiếp cận vấn đề này từ hai góc độ: nhà quản lý và nhân viên.
Đối với nhà quản lý
Phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản lý có thể lập kế hoạch thực hiện công việc và giám sát nhân viên thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng công cụ Admin để tạo danh sách công việc, kiểm tra và giao việc cho nhân viên dễ dàng. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian cho công việc tạo lập nhiệm vụ.
Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cho phép quản lý truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi mà không bị phụ thuộc vào địa điểm đặt văn phòng.
Các thống kê và phân tích tích hợp trong phần mềm quản lý cũng giúp quản lý nắm bắt tình hình công việc và rút ra các chỉ số sau khi công việc hoàn thành.
Đối với nhân viên
Theo Gaurav Dhillon – nhà sáng lập kiêm giám đốc điều hành tại Snaplogic, nhiều doanh nghiệp đã nhận thấy tác động của dữ liệu thiếu liên kết trong hoạt động kinh doanh làm giảm năng suất làm việc.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là việc nhập số liệu trên nhiều bảng tính hay ghi chú bằng giấy bút.
Điều này gây ra nhu cầu về một giải pháp có thể lưu trữ và phân tích dữ liệu nhanh chóng và thông minh hơn. Phần mềm quản lý công việc là một trong những giải pháp mà doanh nghiệp có thể lựa chọn.
Phần mềm quản lý công việc cho phép nhân viên thực hiện công việc được giao ngay trên thiết bị di động của mình. Nhân viên có thể kiểm tra danh sách công việc mọi lúc chỉ bằng một cú nhấp chuột và thực hiện theo hướng dẫn của quản lý.
Tất cả số liệu mà nhân viên nhập trên điện thoại sẽ được hệ thống cập nhật ngay lập tức và theo dõi theo thời gian thực. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hoặc mất dữ liệu trong báo cáo doanh số.
Bên cạnh đó, việc trao quyền cho nhân viên tổ chức và ưu tiên công việc của mình sẽ giúp đảm bảo tiến độ công việc và cải thiện năng suất.
Ngoài việc nắm bắt công việc cá nhân, nhân viên còn có thể kiểm tra và theo dõi năng suất làm việc của nhóm thông qua phần mềm quản lý công việc.
Khi có bất kỳ thiếu sót nào trong quy trình làm việc nhóm, nhân viên có thể phát hiện sớm và có hành động cần thiết để duy trì kết quả hoạt động hiệu quả.
Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng kết quả cuối cùng phụ thuộc vào việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc đúng và lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
Phần Mềm FieldCheck Là Giải Pháp Dành Cho Doanh Nghiệp
FieldCheck là phần mềm hỗ trợ quản lý tiến độ công việc hiệu quả với các tính năng đạt chuẩn quốc tế nhưng chi phí phù hợp với các doanh nghiệp nội địa. Vậy FieldCheck có những tính năng nổi bật nào để có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý công việc? Cùng tìm hiểu trong các mục dưới đây.
Hỗ trợ quản lý nhân viên để triển khai chiến lược Marketing
Nhà quản lý có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc FieldCheck để theo dõi các nhân viên thị trường khi thực hiện các chiến lược Marketing như Below the line hay tạo các chiến dịch tiếp thị tại các cửa hàng.
1. Quản lý công việc (Task Management)
Bạn có thể dễ dàng quản lý công việc với công cụ Admin của phần mềm FieldCheck. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể tạo mới nhiệm vụ ngay trên nền tảng với nhiều loại câu hỏi khác nhau và giao việc cho nhân viên.
Các công việc đang tiến hành sẽ được hiển thị trên công cụ rõ ràng, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về số lượng công việc hiện có. Khi có công việc chưa hoàn thành, bạn có thể gửi nhắc nhở đến nhân viên để hoàn thành công việc đó.
Nhân viên thị trường có thể báo cáo tình hình doanh thu tại các điểm bán hàng hoặc thông tin về đối thủ ngay trên ứng dụng di động. Kết quả báo cáo có thể được theo dõi bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, giúp bạn nắm bắt tình hình thực hiện chiến lược Marketing.
2. Quản lý lộ trình (Route Management)
Tính năng quản lý lộ trình giúp bạn có thể tạo kế hoạch cho nhân viên thực hiện công việc tại nhiều địa điểm khác nhau theo trình tự hợp lý.
Dựa trên kế hoạch đã được tạo, bạn có thể theo dõi tiến độ thực hiện công việc và quản lý nhân viên thị trường tốt hơn. Đồng thời, nhân viên cũng có thông tin và kế hoạch rõ ràng để thực hiện công việc.
Khi có sự phối hợp tốt giữa quản lý và nhân viên, không chỉ kết quả kinh doanh mà còn quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả.
FieldCheck cũng hỗ trợ việc gửi thông tin về sản phẩm hay chiến dịch mới đến nhân viên tiếp thị nhanh chóng thông qua tính năng Push Notification. Bạn có thể tạo thông báo với nội dung kèm theo video, hình ảnh và tài liệu đính kèm để gửi đến nhân viên.
Kiểm soát chất lượng ở từng cửa hàng
FieldCheck không chỉ là phần mềm quản lý công việc hiệu quả mà còn là công cụ kiểm soát chất lượng cho doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp các tính năng quản lý trưng bày, quản lý cửa hàng, v.v.
Bạn có thể tạo danh sách cửa hàng với các thông tin chi tiết như địa chỉ, hình ảnh liên quan, hoạt động của nhân viên tại cửa hàng, và năng suất của từng cửa hàng so với các cửa hàng khác.
FieldCheck cung cấp bảng kiểm tra kỹ thuật số thay cho bảng kiểm tra giấy truyền thống. Giám sát viên có thể mở danh sách kiểm tra trên điện thoại và so sánh với tình trạng thực tế của cửa hàng để đánh giá chất lượng.
Phần mềm cũng giúp giám sát viên thực hiện khảo sát chất lượng cửa hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Thông tin trưng bày cửa hàng được cung cấp ngay lập tức và giám sát viên có thể kiểm tra chất lượng và thực hiện khảo sát dễ dàng.
FieldCheck cung cấp phân tích các câu trả lời của giám sát viên trong danh sách kiểm tra, giúp nắm bắt xu hướng và hiệu quả trưng bày tại các cửa hàng.
Không chỉ cung cấp môi trường và công cụ dễ dàng thực hiện công việc, FieldCheck còn mang đến phân tích đa tầng tự động dựa trên dữ liệu thời gian thực.
FieldCheck là một phần mềm quản lý công việc hiệu quả với các tính năng cần thiết để quản lý công việc cá nhân và nhóm dễ dàng nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay và gặp khó khăn trong việc sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc dự án, FieldCheck là người bạn đồng hành của bạn.
FieldCheck đã đồng hành cùng một số doanh nghiệp hàng đầu như Electrolux, Circle K, Fonterra, Groupe SEB, JCB, Kao, Masan, Nissin trong việc chuyển đổi số, quản lý công việc và quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả.
Để nhận được tư vấn và demo miễn phí, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại đây.
