3 cách sửa lỗi định dạng số khi dùng Mail Merge trong Microsoft Word

Lỗi Mail Merge trong Microsoft Word là một trong những vấn đề thường gặp khi sử dụng công cụ gửi mail hàng loạt trên Microsoft Word. Vấn đề này thường khó khăn để giải quyết, vì vậy hướng dẫn khắc phục lỗi gửi mail trên Microsoft Word rất quan trọng.

Sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge khá đơn giản nhưng đã gây ra khó khăn cho rất nhiều người. Vì vậy, nếu bạn muốn hoàn thành việc gửi mail hàng loạt trên phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word, bạn nên nhanh chóng sửa lỗi này. Có nhiều lỗi xảy ra khi sử dụng Mail Merge, nhưng lỗi định dạng số là vấn đề thường xuyên xảy ra nhất. Do đó, Download.vn sẽ hướng dẫn cho bạn một số cách để khắc phục.

Microsoft Word là một phần mềm soạn thảo văn bản nổi tiếng từ lâu. Nó cung cấp cho người dùng nhiều tính năng soạn, biên tập tài liệu hữu ích, từ việc chỉnh sửa văn bản, định dạng chữ, chèn ảnh, link và đặc biệt là Mail Merge.

Như tên gọi, Mail Merge là tính năng hợp nhất email, giúp người dùng gửi hàng loạt thư tới nhiều người trong nháy mắt.

Ý nghĩa của Mail Merge trong Microsoft Word

Mail Merge là một tính năng tuyệt vời trong Word mà nếu bỏ qua sẽ thật đáng tiếc. Nó giúp người dùng gửi email hàng loạt nhanh chóng và dễ dàng.

Bằng cách sử dụng Mail Merge, bạn có thể cá nhân hóa nhiều email, thư điện tử cùng một lúc bằng cách sử dụng các placeholder. Đơn giản chỉ cần có một danh sách liên lạc và một mẫu email để gửi tới họ.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn gửi nhiều thư cùng một lúc tới khách hàng hoặc nhân viên trong cùng một công ty, tổ chức. Vậy làm thế nào để khắc phục? Hãy cùng Download.vn học cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge chi tiết nhất dưới đây.

Cách định dạng số trong Mail Merge

1. Tại giao diện chính, hãy tiến hành Chọn trường, ví dụ về cách định dạng số tiền trong mail merge – Amount ở đoạn sau:

2. Tiếp theo hãy nhấn Alt + F9 để mở code của trường đó hoặc click chuột phải vào trường Mail Merge và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code thực cho trường đó kiểu như sau: { MERGEFIELD Amount }.

3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn code chuyển số vào cuối trường đó. Ví dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, đổi trường hiển thị dưới dạng { MERGEFIELD Amount # $,0.00 }.

4. Nhấn Alt + F9 một lần nữa.

5. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ và nhấn phím F9 để cập nhật nó. Hoặc click chuột phải vào trường đó và chọn Update Field.

6. Xem trước kết quả để xác nhận số hiển thị ở định dạng bạn muốn thấy trong tài liệu. Ví dụ, số tiền sẽ hiện dưới dạng $1,000.00.

7. Chạy Mail Merge.

Tuy là một công cụ rất hữu ích, nhưng các con số trong Mail Merge không thể hoàn hảo như trong Microsoft Excel, vì vậy bạn cần phải kiên nhẫn và tinh tường khi sử dụng. Ví dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiển thị là 100, nhưng sang Word, nó bỗng biến thành 99.99999999996!

May mắn thay, khắc phục lỗi này không khó. Thực tế, chúng ta có 3 cách xử lý lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge. Bạn có thể chỉnh sửa bảng tính, tài liệu Mail Merge hoặc thay đổi cách hai file kết nối với nhau. Mặc dù giải pháp này ít người biết đến, nhưng nó có thể là lựa chọn tốt nhất – ngoại trừ việc không còn hỗ trợ cho Word 2016.

Lưu ý: Dù các bước dưới đây được thực hiện trên Office 2016, nhưng nó vẫn áp dụng được trên các phiên bản Word và Excel khác.

1. Sử dụng “Numeric Switch” trong Word

Cách đầu tiên để Mail Merge định dạng số từ Excel chính xác là chỉnh sửa tài liệu Word. Cụ thể, bạn sẽ áp dụng mã định dạng số mong muốn vào các trường trộn – Merge Field trong file Word. (Về cơ bản, các trường trộn thông báo cho tài liệu Word biết cột nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.) Để áp dụng định dạng cho một trường, bạn phải bao gồm một Numeric Switch (tên cũ là Picture Switch) trong ô code của trường đó.

Việc đầu tiên bạn phải làm là biết mã code thực tế. Mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Đảm bảo đã tắt nút Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đó, click chuột phải vào một ô Mail-Merge (ví dụ “Donation”) và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code cho trường đó, được xác định bởi các dấu ngoặc nhọn, ví dụ: { MERGEFIELD Donation }. Giờ chỉnh sửa code trường này chỉ bằng cách chèn code numeric switch vào cuối code như sau:

{ MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }

Phần mềm cung cấp sẵn nhiều mã code. Dưới đây là 4 ví dụ tương ứng với kết quả:

{ MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00
{ MERGEFIELD Sales # $### } $ 15
{ MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00
{ MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26

Như bạn thấy, code Numeric Switch đồng nhất với code định dạng Excel, ngoại trừ việc trước số là “#” và ngày là “@”. (Lưu ý: sử dụng dấu trích dẫn trong code ngày nhưng không có trong code số). Để xem nhiều code hơn, hãy tới bảng bên dưới hoặc truy cập trợ giúp online cho “numeric switch” trong Microsoft Word.

Dưới đây là một số ví dụ về cách các code trường số xử lý dữ liệu trong cột “Sales” ở bảng tính Excel.

Numeric Switch cho trường trộn Mail-Merge

Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng mã định dạng, vậy tại sao chúng không sử dụng cùng tính năng Format? Ví dụ, tại sao không dùng hàm MergeField như thế này:

{ MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

Đây thực sự là băn khoăn của nhiều người và có lẽ chỉ có Microsoft mới biết câu trả lời.

Lưu ý: Nhớ rằng khi bạn thêm hoặc thay đổi Numeric Switch, kết quả sẽ không hiện ra ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường (click chuột phải vào nó và chọn Update Field), hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, bạn phải lặp lại 2-3 lần thao tác này. Nếu bạn đang dùng Mail-Merge Wizard, bạn có thể phải quay lại một bước và hoàn tác để xem ảnh hưởng của những thay đổi vừa thực hiện.

Các Numeric Switch hoạt động tốt trong trường trộn, nhưng quá trình sử dụng nó có thể hơi khó nhớ và dễ gặp lỗi. Nếu bạn cũng thấy thế, hãy thử một trong hai cách tiếp theo.

Cách tránh mất số 0 đầu tiên trong Mail Merge

Ở tất cả các giá trị số, số 0 đầu tiên thường bị mất khi sử dụng Mail Merge. Để tránh điều này, bạn nên định dạng số 0 và các số khác dưới dạng text.

Để làm việc này, chọn cột chứa số và click Text trong box Number Format trên tab Home.

Ngoài ra, bạn có thể click chuột phải vào cột được chọn, rồi nhấn Format Cells… Ở hộp thoại Format Cells hiện ra, trên tab Number, chọn Text > click OK.

Lưu ý quan trọng: Nếu định dạng Special (như zip code) hoặc Custom (như 00000) được áp dụng cho các ô Excel, đổi nó sang định dạng Text sẽ khiến số 0 ở đầu bị mất. Sau khi định dạng các ô dưới dạng Text, bạn phải đánh giá từng ô và nhập số 0 bị thiếu bằng tay. Để tránh nhiệm vụ nhàm chán này, hãy kết nối bảng Excel của bạn qua DDE. Hành động này sẽ giữ nguyên các định dạng số ban đầu, bao gồm cả số 0 ở đầu. Thế là xong! Như bạn thấy không quá khó phải không?

2. Chỉnh sửa bảng tính Excel

Đây là cách giúp bạn tránh gặp phải lỗi định dạng sai số khi dùng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, chèn một cột chứa công thức chuyển đổi số hoặc ngày trong Excel sang định dạng text bạn muốn hiện ở tài liệu Mail Merge.

Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Hàm này cho phép người dùng chuyển đổi số hoặc ngày sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách người dùng mong muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các code định dạng. Mặc dù những code này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel, nhưng ít người dùng Excel biết về chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng text (ở ví dụ này, chúng lần lượt là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Ưu điểm của định dạng số và ngày thành text là đoạn text đó được sao chép từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge mà không bị thay đổi. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc cũng không thay đổi.

Các code định dạng cho hàm TEXT của Excel

Dưới đây là bộ sưu tập các code định dạng thường được sử dụng:

Những code dành cho số, ngày tháng và thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến (Custom) của Excel. Chúng cũng có thể được dùng trong “Numeric Switches” của trường Mail-Merge Field trong Word.

Lưu ý, có sự khác biệt nhỏ giữa cách code hoạt động trong Excel và Word ở Microsoft 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” cho tháng và phút. Trong hầu hết trường hợp, Excel đủ thông minh để biết bạn đang nhắc đến đơn vị nào. Tuy nhiên, Word không như vậy. Bạn phải sử dụng chữ in hoa để chỉ định tháng. Bên cạnh đó, Excel cũng có một code bổ sung, “MMMMM”, trả về duy nhất một chữ viết tắt cho tháng (ví dụ: J, F, M, A, …).

Bổ sung một vài cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là giải pháp sửa lỗi định dạng số khi sử dụng Mail Merge đơn giản. Bạn chỉ cần nhớ rằng những ô này dù trông như đang chứa các con số, nhưng không thể áp dụng hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu cần chuyển đổi chúng trở lại dạng số, bạn chỉ cần sử dụng hàm VALUE.

Cẩn thận khi xử lý với hàm ROUND

Thay vì sử dụng hàm TEXT(), một số người thích dùng hàm ROUND() để làm tròn số thập phân. Hàm ROUND() mặc định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở vị trí người dùng lựa chọn. Tuy nhiên, cách này có một số nhược điểm:

1. Hàm ROUND không giữ dấu đô la hay dấu phẩy phân cách số hàng nghìn trở lên.
2. Hàm ROUND sẽ cắt bớt các số 0 ở cuối.
3. Hàm ROUND thỉnh thoảng khiến Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí số thập phân trong khi hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.

Ở một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện sai lệch số một chút. Ví dụ, thay vì hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.

3. Sử dụng DDE Link

Hai cách trên đơn giản nhưng nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng có thể làm bạn mất kiên nhẫn vì cần phải nhớ mã định dạng và mã có thể được sử dụng theo nhiều cách khác nhau.

Một giải pháp nhẹ nhàng, dễ dàng là liên kết Word với workbook Excel qua DDE (Dynamic Data Exchange), tốt hơn so với việc thực hiện quá trình liên kết thông thường. Mặc dù nghe có vẻ phức tạp, nhưng nếu bạn đã quen với Mail Merge, DDE chỉ là “chuyện nhỏ”. Nó là quá trình hai bước đơn giản. Bước đầu tiên, bạn chỉ cần bật Word để mở file qua DDE. Quá trình này chỉ cần thực hiện một lần.

Office 2016 có hỗ trợ DDE? Dynamic Data Exchange là công nghệ cũ. Có lúc nó chạy ổn nhưng cũng có lúc không có tác dụng gì trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước khi truy cập nó từ Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, bạn phải bắt đầu nhập dữ liệu từ hàng đầu tiên của bảng tính. Nếu đủ kiên nhẫn, bạn có thể dùng DDE trong Office 2016.

Để thiết lập Word 2013 cho liên kết DDE, hãy thực hiện những bước sau:

1. Click File > Options.
2. Nhấp tab Advanced ở phía bên trái và cuộn xuống mục General.
3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

Từ giờ trở đi, bạn không bao giờ phải làm lại những thao tác trên. Lúc này, bạn có thể mở bản sao Word dưới nhiều định dạng và đường dẫn khác nhau, bao gồm IDE. Ảnh hưởng duy nhất là mỗi lần mở file không phải Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

Bước thứ hai và cuối cùng là chọn nguồn dữ liệu cho quá trình Mail Merge (ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau khi nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings). Giờ bạn chỉ cần thực hiện thêm 3 click chuột.

1. Sau khi đã chọn dữ liệu muốn sử dụng, một hộp thoại “Confirm Data Source” mới sẽ hiện ra.
2. Loại liên kết mặc định là OLE, nhưng không phải liên kết bạn muốn.
3. Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.
4. Trong danh sách loại file mở rộng, chọn MS Excel Worksheets via DDE (.xls). (Sử dụng tùy chọn này ngay cả khi đang dùng định dạng file Excel mới hơn: .xlsx.)
5. Nếu được yêu cầu, hãy xác nhận rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.

Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó nhưng lần này qua liên kết DDE. Thế là xong! Từ giờ, định dạng Excel của bạn sẽ được áp dụng chính xác trên các tài liệu Word Mail Merge và bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu muốn hợp nhất nằm trong bảng tính đầu tiên của workbook Excel.

Ngoài ra, Word không có hỗ trợ định dạng phần trăm. Tuy nhiên, bạn có một lựa chọn là nhân trường hợp nhất với 100 trong Excel và khiến code Merge Field giống như sau: { MERGEFIELD MyField # "0%" }.

Lựa chọn thứ hai là nhân với 100 trong Word: { =100*{ MERGEFIELD MyField } # "0%" }. Nhớ dùng Ctrl+9 để chèn dấu ngoặc đóng mở trường dữ liệu { }, không tự nhập chúng.

Lựa chọn thứ 3 là bật “Confirm file format conversion at open” trong phần General của tab Advanced ở File > Options.

Khi bạn kết nối với một workbook Excel để hợp nhất mail, Word sẽ nhắc bạn cách làm việc này. Click Show All, sau đó chọn “MS Excel worksheets via DDE”. Hành động này sẽ mở Excel và nhập hoàn chỉnh các giá trị Excel ở định dạng của chúng.

Trên đây là cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hi vọng chúng hữu ích với bạn. Nếu có cách nào khác, đừng ngại chia sẻ với chúng tôi nhé.