Đối với người dùng tin học văn phòng hay đi làm nơi công sở rất hay phải sử dụng đến thư mục. Vậy thư mục là gì? Tất tần tật về thư mục và các khái niệm liên quan sẽ được giải đáp trong bài viết sau.
Contents
Thư mục là gì?
Thư mục là một thuật ngữ tiếng Anh, được dịch ra là “folder”. Biểu tượng nhận biết của thư mục hình giống như ví (kẹp) tài liệu màu vàng. Nói một cách đơn giản, thư mục dùng để chỉ những thư mục có trên máy tính. Đây là nơi lưu trữ và phân vùng dữ liệu ổ cứng một cách ngăn nắp và tiện lợi hơn.
Mỗi một thư mục sẽ chứa những dữ liệu bao gồm các tệp, hình ảnh khác nhau do người dùng tùy ý sắp xếp. Chúng được gọi là các thư mục con, nằm ở phía trong và chịu sự quản lý của thư mục chính bao hàm bên ngoài.
Với cách hoạt động và liên kết dưới dạng cấu trúc cây thư mục như vậy, chúng ta có thể tạo ra số lượng thư mục tùy ý, từ hàng trăm đến hàng nghìn cái. Máy tính không giới hạn việc này. Tuy nhiên, cần lưu ý việc tạo ra càng nhiều thư mục sẽ càng khó kiểm soát.
Hiểu được khái niệm thư mục là gì, hẳn sẽ có bạn thắc mắc dữ liệu trong thư mục là gì? Hầu hết mọi thứ đều có thể được tải xuống và lưu vào bên trong thư mục máy tính. Do đó, dữ liệu trong thư mục vô cùng đa dạng, từ chủng loại, tệp tin cho đến định dạng.
Vai trò của thư mục đối với tin học văn phòng?
Dù biết thư mục là gì nhưng không phải ai cũng hiểu rõ vai trò quan trọng của nó, nhất là khi thường xuyên phải dùng trong tin học văn phòng hàng ngày. Những thư mục tưởng chừng như nhỏ bé ấy lại rất quan trọng. Thậm chí mang tầm ảnh hưởng lớn đến quá trình sử dụng, sắp xếp công việc trên máy tính.
Phân chia file hiệu quả
Thư mục sẽ giúp bạn giải quyết được nỗi lo khi xử lý và tìm kiếm dữ liệu. Thay vì cứ tải chung file đủ các thể loại về ổ cứng mà không được phân bổ rõ ràng, việc chia ra thành từng thư mục và đặt tên riêng sẽ khiến mọi thứ trông khoa học hơn.
Dễ dàng di chuyển dữ liệu
Với cách hoạt động dạng cây thư mục bao hàm từ nhỏ đến lớn nên khi cần di chuyển dữ liệu từ ổ đĩa này sang ổ đĩa khác rất dễ dàng. Bạn chỉ cần click chuột chọn một thư mục tổng và thay đổi vị trí tùy ý. Các thư mục con nằm trong thư mục cũng sẽ tự động được luân chuyển theo mà không cần thao tác lần lượt trên từng file. Sau khi chuyển dữ liệu thành công, dung lượng của toàn bộ thư mục đó cũng sẽ cập nhật sang ổ đĩa mới.
Tiết kiệm thời gian
Nếu chúng ta không sắp xếp gọn gàng ngay từ đầu, tất cả sẽ bị lộn xộn và chồng đống lại với nhau. Khi cần tìm kiếm lại sẽ rất tốn công. Với việc tạo thư mục và phân chia rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm tra dữ liệu khi cần một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
Ví dụ: Tìm thư mục cá nhân chứa 500 file ảnh, tài liệu trong chuyến đi công tác Đà Nẵng > Gõ tìm kiếm theo tên thư mục được lưu từ đầu > Toàn bộ tài liệu bạn cần sẽ nằm trong thư mục đó.
Dấu hiệu cần phải sắp xếp thư mục là gì?
Nếu trong quá trình sử dụng máy tính và tin học văn phòng, bạn gặp một trong những dấu hiệu dưới đây. Đó chính là lời cảnh báo rằng hãy sắp xếp lại toàn bộ thư mục ngay, trước khi mọi thứ rối tung lên.
- Tính chất công việc của bạn thường xuyên phải tải các tệp tin. Điều này khiến cho thư mục Tải xuống (Download) hoặc Tệp dữ liệu (Document) cài sẵn trong máy cũng bị quá tải, chứa lẫn lộn cả nghìn thư mục con khác nhau.
- Màn hình chính chứa đầy các file tải về rất rối mắt và lộn xộn.
- Khi tìm kiếm một file bất kỳ, bạn phải ngồi rà soát lại lần lượt bằng công cụ search trên thiết bị chỉ vì không nhớ trước đó lưu chúng trong thư mục nào. Nó khiến cho công việc giảm hiệu quả và tốn không ít thời gian.
- Các thư mục không phân chia theo chủ đề một cách gọn gàng và cũng không sắp xếp theo thứ tự.
Cách sắp xếp thư mục để công việc đạt hiệu quả
Thư mục là gì? Cách sắp xếp thư mục cũng cần có bí quyết để phát huy triệt để công dụng của nó trong công việc.
Tên thư mục ngắn gọn dễ nhớ
Nhiều người thường có thói quen đặt đại một cái tên khi lập thư mục mới. Điều này sẽ không giúp ích cho bạn trong việc tìm kiếm nó về sau. Vì vậy, khi đặt tên thư mục cần chú ý chọn một cái tên vừa đủ 3 yếu tố: ý nghĩa, dễ hiểu và ngắn gọn xúc tích. Khuyến khích người dùng nên đặt tên thư mục cha dựa vào nội dung chứa bên trong. Lưu ý, thư mục nên đặt tên không dấu và hạn chế dùng dấu cách trắng. Thay vào đó hãy đổi nó sang thành ký tự “_” để khi chia sẻ thư mục sang một thiết bị khác không bị lỗi hiển thị.
Không đặt thư mục trùng tên nhau
Việc tạo ra các thư mục trên máy tính để tiện cho việc phân biệt. Bởi vậy, mỗi một thư mục chính cần mang một cái tên khác nhau để tránh bị nhầm lẫn do trùng lặp. Đây là điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất khi tìm kiếm thư mục. Hãy đặt tên thư mục theo một vài đặc điểm nhận dạng riêng. Ví dụ như nội dung, thời gian, địa điểm, kích thước,…
Sử dụng những thư mục có sẵn trên máy tính
Ở máy tính hoặc laptop vốn đã được cài đặt sẵn một số thư mục chính, bao gồm: Download (tải xuống), Documents (tài liệu), Pictures (hình ảnh), Video, Music (âm nhạc). Bạn không nhất thiết phải tạo thư mục mới luôn mà hoàn toàn có thể tận dụng những tài nguyên đã được cấp sẵn trên thiết bị. Đây cũng chính là thư mục cha to nhất trong toàn bộ hệ thống thư mục cây về sau. Trong từng thư mục con, bạn có thể tạo ra các thư mục nhỏ hơn theo nhu cầu. Ví dụ như trong phần Music, bạn có thể lập ra những thư mục con như sau: Nhạc Việt, nhạc US – UK, nhạc chuông điện thoại, nhạc không lời,…
Sắp xếp thư mục lần lượt từ to tới nhỏ
Cách hoạt động của thư mục giống như một sơ đồ tư duy. Bạn cần xác định được thư mục cha và sắp xếp nó đầu tiên. Sau đó, bạn có thể bổ sung chi tiết những thư mục con nằm bên trong. Việc sắp xếp khoa học và thông minh giúp cho tài liệu được lưu trữ và phân loại rõ ràng. Nếu sau này bạn muốn bổ sung thêm một nhánh mới trong thư mục chính thì chỉ cần thêm vào là xong.
Lưu thư mục ở vị trí dễ tìm
Hiện nay máy tính có 2 ổ đĩa thường được người dùng lưu trữ dữ liệu đó là ổ C hoặc ổ D. Khi thư mục gốc đã được lưu và sắp xếp vào đây thì nó chỉ ở tại một vị trí duy nhất mà thôi. Trừ khi bạn tiến hành di chuyển thư mục sang chỗ khác. Chính vì thế, để tiện cho công việc văn phòng hàng ngày, mọi người nên lưu ý kiểm tra xem lưu thư mục ở đâu thì hợp lý.
Hướng dẫn cách tạo thư mục
Nếu bạn chưa biết thư mục là gì và cách tạo thư mục ra sao thì cũng đừng vội lo. Thao tác để tạo ra một thư mục mới trên máy tính là điều rất đơn giản, chỉ mất vài phút thực hiện là xong.
Trước tên, chúng ta cần có một thiết bị máy tính bất kỳ. Có thể là máy tính để bàn, laptop xách tay chạy hệ điều hành Windows hay MacOS tùy ý. Có 2 cách khác nhau để tạo thư mục như sau:
Cách 1: Tạo thư mục mới thông qua phím tắt
- Bước 1: Chọn This PC > Vào mục ổ đĩa bất kỳ muốn tạo thư mục mới trong đó.
- Bước 2: Tại đây, thao tác cùng lúc tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + N để tạo thư mục.
- Bước 3: Đổi tên mặc định “New Folder” sang một cái tên bất kỳ để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm nó về sau.
Cách 2: Tạo thư mục mới bằng chuột
- Bước 1: Chọn This PC > Vào mục ổ đĩa bất kỳ muốn tạo thư mục mới trong đó.
- Bước 2: Thao tác nhấn chuột phải > Chọn New > Chọn Folder > Một thư mục mới có tên là “New Folder” được tạo.
- Bước 3: Tiến hành đổi tên thư mục chính sau khi tạo thành công.
Các khái niệm khác liên quan đến thư mục là gì?
Nhắc đến thư mục là gì cùng các khái niệm khác liên quan, hẳn nhiên nhiều người đều đã nghe nhiều đến thuật ngữ “file”. Tuy nhiên, file và folder hoàn toàn khác nhau. Nếu folder được hiểu là thư mục thì file là các tập tin chứa trong thư mục đó. Chúng bao hàm lẫn nhau nhưng không hề giống nhau.
Tập tin là gì?
File hay được gọi tên tiếng Việt là “tập tin” hoặc “tệp tin”. Nó là dữ liệu được con người tạo ra, tải xuống và lưu trữ tại thiết bị của bạn. Điểm khác biệt của file đó chính là nó mang nhiều định dạng khác nhau. Các file có thể được sắp xếp chung cùng một thư mục để tiện cho việc quản lý.
Một số định dạng file cơ bản thường gặp
Phần đuôi sau dấu “.” của tập tin sẽ giúp bạn nhận biết đây là định dạng file nào. Một số loại tập tin thường gặp khi sử dụng trong tin học văn phòng đó là:
- File văn bản của phần mềm Microsoft Word có đuôi là doc – docs.
- File của phần mềm PowerPoint có đuôi là ppt – pptx.
- File của phần mềm Microsoft Excel có đuôi là xls – xlsx.
- File ảnh động có đuôi là gif.
- File hình ảnh: Có 3 định dạng cơ bản là jpg – jpeg – png.
- File âm thanh có đuôi là mp3.
- File video có âm thanh thường có đuôi là mp4.
- File nén có đuôi là rar – zip.
So sánh tập tin và thư mục
Sau khi nắm được định nghĩa “Thư mục là gì?” và “File là gì?”, hãy cùng so sánh và tìm ra những điểm khác nhau giữa tập tin và thư mục để tránh bị nhầm lẫn.
Một số điểm tương đồng của cả 2 như sau: Đều mang chức năng lưu trữ dữ liệu trên máy tính và có thể thoải mái chỉnh sửa, di chuyển và sắp xếp tùy ý.
Tập tin
- Tập tin nằm bao hàm bên trong thư mục.
- Cấu trúc của tệp tin sẽ gồm tên file và phần đuôi mở rộng. Bạn chỉ có thể đổi được các ký tự đứng trước (.) chứ không đổi được định dạng file. Trừ khi sử dụng các ứng dụng thứ 3 để thay đổi phần đuôi.
- Tập tin chỉ chứa duy nhất thông tin, dữ liệu của chính nó. Có thể là hình ảnh, âm thanh, dữ liệu,…
- Tập tin có nhiều loại kích thước khác nhau. Trong đó, 3 đơn vị đo chủ yếu mà tập tin hay sử dụng đó là Kb (kilobyte), MB (megabyte), GB (gigabyte).
Thư mục
- Một thư mục không giới hạn số lượng tập tin chứa bên trong. Đây là chức năng mà chỉ có thư mục mới làm được.
- Thư mục có vai trò quản lý tập tin khi bạn sắp xếp chúng trong cùng một chỗ.
- Trong thư mục có thể chứa được nhiều tập tin với phần đuôi định dạng khác nhau. Từ hình ảnh, video cho đến dữ liệu.
- Thư mục góp phần bảo vệ tập tin an toàn, tránh bị xóa nhầm linh tinh.
Lời kết
Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã hiểu thư mục là gì. Hy vọng mọi người đã biết cách sắp xếp, quản lý dữ liệu hiệu quả. Tận dụng được điều này, đảm bảo sẽ giúp công việc tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của người dùng thư mục. Đừng quên đọc thêm các tin tức thú vị khác tại Hoàng Hà Mobile bạn nhé!
