Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một thủ thuật Excel thú vị giúp bạn hoàn thiện nhanh chóng bảng tính của mình bằng cách lấp đầy các ô trống. Cùng theo dõi hướng dẫn bên dưới để tìm hiểu cách thực hiện thủ thuật này nhé.
Contents
Thủ thuật Excel làm đầy ô trống trong bảng tính
Đề bài
Chúng ta có một bảng dữ liệu ban đầu như sau:
Yêu cầu: Làm đầy các ô trống trong cột Miền và Vùng theo giá trị đã có ở phía trên.
Bạn có thể nhận thấy rằng bảng tính này đang thiếu dữ liệu ở các ô thuộc cột Miền và Vùng. Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu có sẵn ở các ô phía trên để hoàn thành bảng tính này. Tuy nhiên, nếu sử dụng các cách copy thông thường trong Excel sẽ tốn thời gian.
Nếu bạn đang làm việc với một bảng tính có lượng dữ liệu lớn, có hàng nghìn dòng, thì việc làm thủ công không khả thi. Thủ thuật Excel được chúng tôi giới thiệu dưới đây giúp thực hiện yêu cầu này nhanh chóng và hiệu quả nhất, áp dụng được cho cả các bảng dữ liệu lớn.
Ngoài ra, nếu bạn muốn khám phá thêm các thủ thuật Excel giúp gia tăng hiệu suất công việc, hãy tham khảo khóa học sau tại Gitiho:
Cách làm đầy ô trống trong bảng dữ liệu Excel
Bước 1: Chọn các cột cần làm đầy dữ liệu. Ở đây là 2 cột Miền và Vùng, vì vậy chúng ta sẽ chọn vùng dữ liệu từ ô A1 đến ô B24.
Bước 2: Bấm phím F5 trên bàn phím để mở hộp thoại Go To. Sau đó, bấm vào mục Special. Hộp thoại này giúp đi đến các vị trí đặc biệt trong vùng ô được chọn.
Bước 3: Trong hộp thoại Special, chọn Blanks và nhấn OK để đi tới các ô trống trong vùng dữ liệu.
Lúc này, bạn có thể thấy toàn bộ các dòng trống chưa có dữ liệu đã được chọn. Điểm cần chú ý là ô B3 trong thanh Namebox đang được hiển thị, chúng ta sẽ cần đến nó ở bước sau.
Bước 4: Nhập biểu thức =B2 vì ô đang được chọn là ô B3, do đó dữ liệu cần điền vào sẽ giống với dữ liệu của ô B2.
Lưu ý: Nhập thẳng biểu thức từ bàn phím, không kích chuột vào bảng tính. Nếu bạn làm như vậy, vùng ô đang được chọn sẽ biến mất.
Bước 5: Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + Enter. Thao tác này áp dụng công thức đã được nhập cho tất cả các ô cùng lúc.
Sau đó, bạn sẽ thu được kết quả là toàn bộ các ô trống trong bảng tính đã được điền đầy dữ liệu.
Bước 6: Đây là bước tùy chọn, bạn có thể thực hiện hoặc không tuỳ theo nhu cầu sử dụng.
Vì các ô trống được điền thông tin đang ở dạng công thức, chúng ta cần chuyển chúng về dạng văn bản (Text) để không bị ảnh hưởng khi chỉnh sửa bảng tính sau này.
Cách thực hiện rất đơn giản, chọn cả 2 cột Miền và Vùng, sau đó bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + C để sao chép. Nếu bạn thích sử dụng chuột, nhấp chuột phải và chọn Copy.
Tiếp theo, nhấp chuột phải và chọn Paste Special, sau đó chọn Values trong hộp thoại Paste Special. Cuối cùng, nhấp OK để đóng hộp thoại. Lúc này, toàn bộ nội dung trong cột Miền và cột Vùng đã chuyển thành dạng Text, không còn là dạng công thức nữa.
Thủ thuật Excel này khá đơn giản, hãy thực hành với bảng tính của bạn để ghi nhớ các bước làm. Đừng quên đón đọc bài viết của chúng tôi trên Gitiho để cập nhật những kiến thức thú vị về Excel, VBA và các phần mềm tin học văn phòng khác.
Xem thêm:
2 cách xóa dòng trống trong Excel nằm xen kẽ nhau trên bảng tính
Cách tự động hợp nhất các ô trống trong Excel
Kết luận
Hy vọng bài chia sẻ này đã cung cấp cho bạn một thủ thuật Excel hữu ích để áp dụng vào công việc của mình.
