Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

Khi bạn muốn mua hàng từ nhà cung cấp và trả trước tiền bằng tiền mặt, có một số hoạt động cụ thể mà bạn cần biết. Trên đây là một quy trình đơn giản và dễ hiểu để thực hiện giao dịch này.

Định khoản

  • Nợ TK 331: Phải trả cho người bán
  • Có TK 111: Tiền mặt (1111, 1112)

Mô tả nghiệp vụ

Trước tiên, tồn tại một hợp đồng mua hàng yêu cầu bạn phải trả trước tiền mua hàng. Có hai cách thực hiện giao dịch này: bạn có thể tự đến mua hàng và trả tiền, hoặc nhà cung cấp có thể đến thu trực tiếp tiền mặt từ bạn.

Quá trình gồm có:

  1. Nhân viên mua hàng sẽ lập đề nghị thanh toán và chuyển đề nghị cho Kế toán tiền mặt lập Phiếu chi.
  2. Kế toán tiền mặt lập phiếu chi và chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
  3. Thủ quỹ sẽ chi tiền mặt dựa trên Phiếu chi, đồng thời ghi sổ quỹ.
  4. Thủ quỹ chuyển cho Kế toán 1 liên và Nhân viên mua hàng 1 liên phiếu chi.
  5. Sau khi bạn đã trả tiền trước cho nhà cung cấp, Nhân viên mua hàng sẽ lấy phiếu thu tiền từ nhà cung cấp và nộp lại Kế toán tiền mặt.
  6. Kế toán tiền mặt dựa trên Phiếu chi và phiếu thu của nhà cung cấp sẽ lưu chứng từ tại phòng kế toán.

Ví dụ

Theo hợp đồng mua hàng với công ty Lan Tân ngày 06/01/2017, bạn phải trả trước 40% tiền hàng (26.000.000đ), phần còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận hàng vào ngày 13/01/2017.

Ngày 07/01/2017, bạn gửi nhân viên mang tiền mặt trước một phần tiền hàng cho công ty Lan Tân, với số tiền là 26.000.000đ.

Hướng dẫn trên phần mềm

  1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm Chi tiền).
    Hình ảnh
  2. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu chi.
  3. Nhấn Cất.

Lưu ý: Sau khi phiếu chi trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động tạo phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.

Với quy trình đơn giản này, bạn có thể dễ dàng thực hiện việc trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.