Tạo Report báo cáo trong MS Access

Báo cáo (Report) trong MS Access có khả năng kết xuất dữ liệu ra màn hình, máy in, hoặc file… Để tạo báo cáo, ta có thể sử dụng các cách sau đây.

Tạo báo cáo Report

Report trong Access có cách thiết kế và làm việc khá tương tự với Form. Nó cũng có khả năng nhận nguồn dữ liệu từ Query hoặc Table. Để tạo một Report, ta có thể bắt đầu từ việc nhấn vào nút “Create” trên Ribbon, sau đó chọn “Report Design”. Màn hình thiết kế Report sẽ hiển thị và ta có thể lưu Report với tên tự đặt.

Ví dụ đầu tiên, ta sẽ tạo một Report có tên là “RptTatCaHocSinh” để in ra danh sách toàn bộ các học sinh. Ta có thể nhấn chuột phải và chọn các mục như “Page Header/Footer”, “Report Header/Footer”, và “Report Properties” để hiển thị Property Sheet.

Ta cũng có thể thiết lập độ rộng của Report bằng cách sử dụng thuộc tính Width. Ví dụ, ta có thể thiết lập giá trị Width là 18cm để dự kiến xuất báo cáo ra máy in khổ A4.

Thiết kế của Report

Các khu vực trong thiết kế Report được chia thành:

  • Report Header/Footer: nội dung ở đầu và cuối báo cáo.
  • Page Header/Footer: nội dung ở đầu và cuối mỗi trang in.
  • Detail: nội dung chính của báo cáo. Dữ liệu hiển thị lặp lại theo số lượng các record trong nguồn cấp.
  • Có thể chọn chế độ xem Report: Design View, Layout View, hoặc Report View.

Report Design

Trình bày phần Report Header

Để nhanh chóng chèn một tiêu đề vào Report, ta có thể nhấn vào “Title” trên menu (Design). Ở đây, ta cũng có thể chèn các Control như TextBox, Label, Image…

Ta cũng có thể chèn năm hiện tại bằng cách kéo TextBox vào và thiết lập thuộc tính Control Source là “=Date()” và thuộc tính Format là “yyyy”.

Các thành phần này có thể được định dạng bằng cách sử dụng các thao tác trên Ribbon (Format, Design). Ta có thể chọn phần Report Header và đặt màu nền bằng thuộc tính Back Color.

Report Header

Trình bày phần Detail và Page Header

Bằng cách thiết lập như sau, ta có thể trình bày như hình dưới đây:

Detail and Page Header

Phân nhóm báo cáo

Nếu muốn phân nhóm báo cáo, ví dụ như danh sách học sinh phân ra từng nhóm theo lớp, ta có thể sử dụng chức năng “Group & Sort”. Khi nhấn vào “Group & Sort”, ta sẽ thấy mục “Group, Sort and Total” xuất hiện dưới cửa sổ “Design View”. Tại đây, ta có thể thiết lập trường dữ liệu để phân nhóm.

Ví dụ, ta có thể chọn trường “LOPID” và cách sắp xếp. Khi làm như vậy, trong báo cáo sẽ có một section tên là “LOPID Header” cho phân đoạn báo cáo. Tại đây, ta có thể đặt tiêu đề cho nhóm.

Ta cũng có thể thêm các thông tin thống kê cho nhóm. Tại mục “Group, Sort and Total”, ta có thể nhấn vào “More” và chọn các chức năng thống kê như đếm số lượng Record trong nhóm. Ta cũng có thể hiển thị tổng số lượng Record đó bằng cách chọn “Show Grand Total”.

Để đánh số thứ tự (STT) và đếm lại cho mỗi nhóm, ta có thể chọn trường và đặt thuộc tính Running Sum là “Over Group”.

Nếu muốn mỗi nhóm phân ra thành các trang riêng, ta có thể đặt thuộc tính Force New Page của Header của nhóm là “After Section”.

Grouping in Report

Sub Report – Report con

Giống như Form, một Report trong MS Access có thể chứa Report con (Sub Report). Đầu tiên, ta cần thiết kế Sub Report sau đó đưa nó vào Report cha. Ta cũng cần thiết lập thuộc tính Link child Fields và Link master Fields cho Sub Report (xem thêm phần Form).