Về sổ nhật ký đặc biệt trong hình thức kế toán nhật ký chung

Tác giả: Nguyễn Mạnh Hiền

Trong lĩnh vực kế toán, hình thức sổ kế toán Nhật ký chung đã tồn tại từ rất lâu và được sử dụng ở nhiều quốc gia với những biến thể khác nhau. Hình thức sổ này đã được áp dụng vào chế độ kế toán Việt Nam từ những năm 90 của thế kỷ trước, khi Việt Nam tiến hành cải cách chế độ kế toán. Tuy nhiên, trong thực tế thực hành kế toán ở Việt Nam, mẫu sổ và cách thức ghi chép của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung vẫn còn một số hạn chế. Bài viết này sẽ đề cập đến những hạn chế đó theo Dự thảo thông tư hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam và đưa ra một số ý kiến để giúp hình thức sổ này dễ dàng áp dụng hơn trong thực tiễn.

Hệ thống thông tin kế toán và sổ Nhật ký chung

Hệ thống thông tin kế toán là công cụ quan trọng trong việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin kế toán cho người sử dụng, từ đó hỗ trợ quyết định. Hệ thống thông tin kế toán có thể được thực hiện bằng cách thủ công hoặc trên máy tính. Trong hệ thống thông tin kế toán thủ công, hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các quốc gia. Đặc trưng của hình thức sổ này là các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ Nhật ký, sau đó được chuyển sang các sổ Chi tiết và sổ Cái. Ban đầu, sổ Nhật ký chỉ gồm một sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong thực tế, chỉ sử dụng một sổ Nhật ký duy nhất sẽ không thuận tiện, do đó các công ty thường sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu rơi vào năm loại, trong đó có bốn loại đầu tiên, và các sổ Nhật ký tương ứng như sau:

Mục đích của sổ Nhật ký đặc biệt

  1. Phân công lao động kế toán: Với các nhật ký đặc biệt, các nhân viên kế toán có thể ghi chép các bút toán vào các nhật ký khác nhau cùng một lúc. Ví dụ, một nhân viên kế toán có thể ghi nhật ký các bút toán thu tiền, trong khi nhân viên khác có thể ghi các bút toán bán hàng. Sổ Nhật ký đặc biệt cũng giúp giảm thời gian cho việc chuyển sổ. Thay vì chuyển sổ hàng ngày, các công ty có thể chuyển sổ một số tài khoản vào cuối tháng. Tuy nhiên, cách thiết kế mẫu biểu của các sổ Nhật ký đặc biệt trong chế độ kế toán Việt Nam làm cho chúng chưa đáp ứng được những mục đích này và thậm chí còn làm phức tạp quá trình ghi sổ. Các biểu mẫu này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và không phát sinh thuế GTGT đầu ra khi tiêu thụ. Đối với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, các mẫu biểu trên còn có những hạn chế nhất định trong quá trình ghi chép. Hãy cùng thảo luận về từng sổ Nhật ký đặc biệt.

Nhật ký bán hàng

Sổ Nhật ký bán hàng được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ bán chịu sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ. Các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền. Các nghiệp vụ bán chịu tài sản khác mà không phải là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (như tài sản cố định, phế liệu,…) được ghi vào sổ Nhật ký chung. Dưới đây là bút toán phản ánh nghiệp vụ bán chịu đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:

Bút toán 1:

  • Nợ TK Phải thu khách hàng
  • Có TK Doanh thu
  • Có TK Thuế GTGT đầu ra

Bút toán 2:

  • Nợ TK Giá vốn hàng bán
  • Có TK Hàng hóa, Thành phẩm

Để đơn giản hơn cho quá trình ghi chép và đáp ứng mục tiêu của nhật ký đặc biệt, Nhật ký bán hàng nên được thiết kế lại như sau:

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

| Hóa đơn | Tên khách hàng | Đã chuyển sổ chi tiết Phải thu khách hàng |
|---------|----------------|----------------------------------------|

Với thiết kế này, cột “Chứng từ” được thay bằng cột “Hóa đơn” vì chứng từ cơ bản để ghi chép nghiệp vụ bán chịu là hóa đơn. Cột “Diễn giải” thay bằng cột “Tên khách hàng” vì không cần thiết phải tóm tắt lại nghiệp vụ bán hàng. Đồng thời, thêm cột “Đã chuyển sổ chi tiết Phải thu khách hàng” để kết hợp ghi sổ tổng hợp và chuyển sổ chi tiết ngay trên Nhật ký bán hàng.

Nhật ký thu tiền

Nhật ký thu tiền được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của công ty, bao gồm thu tiền từ bán hàng bằng tiền ngay và thu tiền từ khách hàng trả nợ. Dưới đây là mẫu Nhật ký thu tiền theo chế độ kế toán Việt Nam:

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

| Tài khoản | Diễn giải |
|-----------|-----------|

Bút toán phản ánh nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay như sau:

Bút toán 1:

  • Nợ TK Tiền
  • Có TK Doanh thu
  • Có TK Thuế GTGT đầu ra

Bút toán 2:

  • Nợ TK Giá vốn hàng bán
  • Có TK Hàng hóa, Thành phẩm

Theo mẫu biểu hiện hành, chỉ có bút toán 1 được ghi vào Nhật ký thu tiền, bút toán 2 sẽ được ghi vào Nhật ký chung. Điều này dẫn đến số lần ghi sổ Nhật ký và số lần chuyển sổ cái vẫn rất nhiều.

Nhật ký mua hàng

Nhật ký mua hàng được sử dụng để ghi chép việc mua nguyên vật liệu, dụng cụ và hàng hóa chịu. Dưới đây là mẫu Nhật ký mua hàng theo chế độ kế toán Việt Nam:

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

| Tài khoản | Diễn giải |
|-----------|-----------|

Nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu trong kế toán Việt Nam được ghi sổ bằng bút toán:

  • Nợ TK Hàng hóa
  • Nợ TK Nguyên liệu, vật liệu
  • Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK Phải trả cho người bán

Tuy nhiên, theo mẫu biểu hiện hành trong chế độ kế toán Việt Nam, cột tài khoản thường xuyên chỉ có “Hàng hóa” và “Nguyên liệu”. Do đó, tài khoản “Thuế GTGT được khấu trừ” sẽ được ghi vào cột các tài khoản khác. Điều này làm cho việc ghi chép Nhật ký và chuyển sổ trở nên khó khăn, vì bút toán mua hàng hóa và nguyên vật liệu nào cũng phát sinh thuế đầu vào và lại phải ghi số hiệu TK 133. Thêm vào đó, theo nguyên lý của hình thức Nhật ký chung, cột các tài khoản khác được chuyển sổ thường xuyên theo từng dòng thay vì chuyển sổ một lần vào cuối tháng. Như vậy, nếu sử dụng mẫu biểu này, quá trình chuyển sổ cái đối với phần ghi Nợ TK Thuế GTGT được khấu trừ/Có TK Phải trả người bán vẫn còn phải thực hiện rất nhiều. Để thuận tiện cho việc ghi chép, Nhật ký mua hàng nên được thiết kế lại như sau:

SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG

| Tài khoản     | Diễn giải |
|---------------|-----------|
| Hàng hóa     |           |
| Nguyên liệu |           |
| Thuế GTGT     |           |

Nếu công ty thương mại, cột tài khoản thường xuyên sẽ là “Hàng hóa”. Nếu công ty sản xuất, cột tài khoản thường xuyên sẽ là “Nguyên liệu”. Nếu công ty vừa có hoạt động sản xuất và thương mại, có thể bố trí hai cột riêng để ghi chép “Hàng hóa” và “Nguyên liệu”.

Nhật ký chi tiền

Nhật ký chi tiền dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty. Dưới đây là mẫu sổ Nhật ký chi tiền theo chế độ kế toán Việt Nam:

SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN

| Tài khoản | Diễn giải |
|-----------|-----------|

Các nghiệp vụ chi tiền thông thường bao gồm chi tiền trả nợ nhà cung cấp, chi tiền mua hàng hóa, dịch vụ, v.v. Bút toán phản ánh chi tiền để trả nợ người bán và được hưởng chiết khấu thanh toán như sau:

  • Nợ TK Phải trả cho người bán
  • Có TK Tiền
  • Có TK Doanh thu tài chính

Nếu sử dụng mẫu sổ Nhật ký chi tiền trên, bút toán này sẽ phải vào hai sổ Nhật ký: vào Nhật ký chi tiền cho phần Nợ TK Phải trả cho người bán/Có TK Tiền và vào Nhật ký chung cho phần Nợ TK Phải trả cho người bán/Có TK Doanh thu tài chính. Để thuận tiện hơn cho việc ghi Nhật ký và chuyển sổ, chúng ta nên thêm phần “Ghi Có TK Doanh thu tài chính” vào Nhật ký chi tiền. Mẫu Nhật ký chi tiền khi đó sẽ như sau:

SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN

| Tài khoản     | Diễn giải |
|---------------|-----------|
| Phải trả người bán |             |
| Tiền            |             |
| Doanh thu tài chính |        |

Đồng thời, việc thiết kế mẫu này cũng giúp việc ghi chép phản ánh chi tiền trở nên đơn giản hơn và dễ theo dõi hơn.

Kết luận

Trên đây là một số ý kiến và đề xuất nhằm giải quyết những hạn chế của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trong chế độ kế toán Việt Nam. Bằng cách thiết kế lại các mẫu sổ, chúng ta có thể đơn giản hóa quá trình ghi chép và đáp ứng tốt hơn các mục tiêu của nhật ký đặc biệt. Tuy nhiên, việc áp dụng những thay đổi này cần được xem xét kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định pháp luật kế toán.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Bộ tài chính (2014), Dự thảo thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
  2. Horngern C.T., Harrison Jr. W.T. and Oliver M.S. (2012), Accounting, 9th edn, Prentice Hall, New Jersey, USA.
  3. Weygandt J.J., Kimmel P.D. and Kieso D.E. (2012), Accounting Principles, 10th edn, Wiley & Sons, Inc., USA.