Quy định về lưu hồ sơ nhân sự: Những điều cần biết

Bạn có biết rằng quy định về lưu hồ sơ nhân sự là một yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp cần thực hiện? Vậy quy định này được tham chiếu tới Luật lao động như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Có bắt buộc lưu trữ hồ sơ nhân sự của nhân viên trong công ty không?

Mặc dù không có quy định trực tiếp bắt buộc lưu trữ hồ sơ nhân sự, nhưng việc này có thể hiểu là bắt buộc dựa trên căn cứ lập Sổ quản lý lao động. Khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động 2019 về Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động có quy định doanh nghiệp phải quản lý Sổ quản lý lao động. Theo đó, doanh nghiệp cần “lập, cập nhật, quản lý, sử dụng Sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu”.

Nên lưu trữ những giấy tờ nào liên quan đến hồ sơ nhân sự của nhân viên công ty?

Hiện nay, không có quy định bắt buộc về việc lưu trữ những giấy tờ nào liên quan đến hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, hồ sơ nhân sự là cơ sở cung cấp thông tin trên Sổ quản lý lao động, vì vậy dưới đây là một số giấy tờ phục vụ cho từng thông tin được yêu cầu:

  • Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
  • Trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề.
  • Các loại bằng cấp.
  • Vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, tiền lương, nâng bậc, nâng lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm.
  • Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc.
  • Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển.
  • Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể.
  • Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.
  • Hợp đồng tập nghề, học nghề; bảng đánh giá.
  • Thông tin sổ bảo hiểm xã hội.
  • Quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động.
  • Giấy tờ, hồ sơ liên quan theo Luật bảo hiểm xã hội, Luật an toàn vệ sinh lao động.
  • Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Hệ thống phần mềm quản lý nhân viên của công ty có thể coi là một dạng sổ quản lý lao động không?

Đối với câu hỏi này, hệ thống phần mềm quản lý nhân viên của công ty có thể được coi là một dạng sổ quản lý lao động. Với đầy đủ nội dung như yêu cầu và việc thông tin được chia thành từng chuyên mục theo chức năng như tiền lương, đào tạo, bảo hiểm, thông tin nhân viên, hệ thống này có thể đáp ứng các yêu cầu cần thiết. Tuy nhiên, công ty có thể phải lập thêm sổ quản lý lao động nếu vẫn cần áp dụng quy định theo văn bản cụ thể. Việc hướng dẫn về các thiết kế sổ quản lý lao động có thể được tham khảo trong văn bản hướng dẫn tương ứng.

Thời hạn lưu trữ giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhân sự của nhân viên công ty

Việc lưu trữ giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhân sự cần tham chiếu tới quy định của Luật Kế toán, Luật Lao động, Luật lưu trữ số và các luật chuyên ngành khác. Trong đó, thông tư 09/2011/TT-BNV được nhắc tới nhiều nhất và áp dụng cho cả tổ chức kinh tế và doanh nghiệp. Tuy nhiên, Cục văn thư lưu trữ cho rằng các quy định về văn thư, lưu trữ không áp dụng cho các doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp không thuộc diện điều chỉnh của thông tư 09/2011/TT-BNV, nhưng vẫn có thể áp dụng quy định tại thông tư này để đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ nhân sự được thực hiện một cách phù hợp.

Đó là một số thông tin quan trọng về quy định về lưu hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp cần lưu ý. Việc tuân thủ quy định này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong quản lý nhân sự. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đủ thông tin hữu ích cho bạn.