5 Mẹo quản lý chi phí dự án hiệu quả dành cho nhà lãnh đạo

Quản lý dự án không chỉ đơn giản là việc giám sát thành viên nhóm của bạn và đánh giá kết quả công việc. Một trong những thách thức cực kỳ khó khăn và đau đầu của nhà quản lý dự án chính là kiểm soát chi phí để đảm bảo không vượt quá ngân sách quy định. Dưới đây là những mẹo quản lý chi phí dự án thực tế mà tất cả những người quản lý dự án đều nên biết!

1. Quản lý chi phí trong quản lý dự án là gì?

Quản lý chi phí đơn giản là quá trình ước tính, phân bổ và kiểm soát chi phí trong một dự án nhằm hạn chế tối đa sự vượt quá ngân sách. Chi phí dự kiến phải được tính toán trong giai đoạn lập kế hoạch và phê duyệt trước khi triển khai dự án. Mọi thu chi phải được ghi lại và theo dõi trong quá trình thực hiện dự án. Khi dự án hoàn thành, chi phí ước tính sẽ được so sánh với chi phí thực tế để thiết lập ngân sách và kế hoạch quản lý chi phí cho những dự án tương lai.

2. 5 mẹo quản lý chi phí dự án hiệu quả

Ước tính thời gian phù hợp

Thất bại chủ yếu dẫn đến vượt quá ngân sách dự án là do nhà quản lý không ước tính chính xác thời gian triển khai cho từng giai đoạn hoặc để quá nhiều thời gian cho những chương trình khuyến mại kích cầu mua hàng. Khi xây dựng kế hoạch dự án, hãy ước tính thời gian thực hiện một cách cẩn thận. Tránh tình trạng các nhiệm vụ quá chồng chéo hoặc deadline quá gấp gáp. Cần để nhân viên có thời gian hoàn thành công việc hiệu quả và chất lượng.

Chọn đúng người là chìa khóa để quản lý chi phí dự án hiệu quả

Một cá nhân giỏi không có nghĩa là người đó có thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ được giao với chất lượng tốt nhất. Để đạt được thành công trong dự án, cần hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm. Phân công nhiệm vụ chính xác cho từng thành viên sẽ đảm bảo tiến độ triển khai dự án hiệu quả và tránh tình trạng người “bù đầu” với deadline hoặc người lại ngồi chơi không làm việc.

Kiểm soát dự án thông qua việc phân tích giá trị thu thập

Hầu hết các trưởng dự án chỉ kiểm soát tiến độ dự án dựa trên hệ thống kế hoạch so với thực tế mà bỏ qua việc quản lý chi phí một cách chi tiết và liên tục. Một phần mềm phân tích giá trị thu thập dựa trên các yếu tố chi phí, thời gian và nguồn lực có thể giúp dự đoán chính xác thời hạn hoàn thành các công việc, đo lường hiệu suất của từng cá nhân và đầu tư chi phí tối đa để hoàn thiện dự án. Phần mềm này cung cấp các tính năng kiểm soát dự án tiêu chuẩn và tự động báo cáo thông qua dữ liệu cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực, giúp quản lý tập trung đồng thời đa dự án và giảm thiểu rủi ro tài chính có thể xảy ra.

Xác định rõ mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ

Khi một thành viên trong nhóm gặp vấn đề với một nhiệm vụ, hãy đặt câu hỏi: “Nó có thực sự cần thiết để đầu tư thời gian và nguồn lực hay không?”. Áp dụng phương pháp “con đường quan trọng”, chỉ rõ những nhiệm vụ quan trọng nhất mà cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dự án. Nếu gặp vấn đề với những nhiệm vụ phụ, tốt nhất là bỏ qua và quay lại sau. Điều này giúp tập trung giải quyết những nhiệm vụ quan trọng và tránh bị chia tay tập trung.

Sử dụng công cụ hỗ trợ giảm áp lực ghi nhớ cho nhà quản lý

Việc sử dụng Excel hoặc sổ tay để ghi chú các khoản thu chi trong dự án đòi hỏi nhà quản lý phải có trí nhớ tốt. Điều này tạo ra nguy cơ bỏ sót một số khoản thu chi quan trọng và ảnh hưởng đến tính chính xác của ngân sách. Sử dụng một phần mềm công nghệ để quản lý chi tiêu và kiểm soát chi phí không chỉ giảm áp lực ghi nhớ cho nhà quản lý mà còn mang lại giao diện trực tuyến cho toàn bộ dòng tiền vào ra doanh nghiệp. Nó giúp quản lý, lưu trữ và lưu vết chi tiêu, cập nhật biến động dòng tiền và hiện trạng kinh phí cho từng dự án theo thời gian thực, từ đó tối ưu hóa ngân sách.

FastWork Project là một giải pháp quản lý công việc dự án, quản lý chi phí dự án và kiểm soát tiến độ chặt chẽ thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất từ FastWork.vn. Nó giúp nhà quản lý theo dõi tổng quan quá trình triển khai dự án trực tuyến trên một hệ thống phần mềm. Với FastWork Project, bạn có thể lập kế hoạch dự án, phân rã công việc, giao việc nhanh chóng, quản lý tập trung các dự án, theo dõi tiến độ dự án trực quan, kiểm soát chi phí dự án, quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và nhiều tính năng khác.

Việc sử dụng một phần mềm công nghệ trong quản lý dự án giúp tối ưu năng suất và ngăn chặn rủi ro, đồng thời đo lường và kiểm soát chặt chẽ chi phí. FastWork.vn tự hào là đối tác công nghệ hàng đầu của hơn 1500+ doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số.

Nếu doanh nghiệp của bạn quan tâm đến FastWork Project, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng hoặc đăng ký thông tin để biết thêm chi tiết.