5 Kỹ thuật làm sạch dữ liệu trong Excel

Làm sạch dữ liệu trong Excel là một kỹ năng quan trọng mà tất cả các nhà phân tích dữ liệu và kinh doanh cần phải nắm vững. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 5 kỹ thuật cơ bản và đơn giản để làm sạch dữ liệu trong Excel.

Loại bỏ các bản sao

Đôi khi, dữ liệu của chúng ta có thể có những giá trị trùng lặp mà chúng ta không biết tới. Trong trường hợp như vậy, chúng ta có thể loại bỏ những giá trị trùng lặp đó.

Để làm điều này, chúng ta có thể sử dụng chức năng “Remove Duplicates” trong Excel. Bạn chỉ cần chọn dữ liệu cần kiểm tra, sau đó trong tab “Data Tools”, chọn tùy chọn “Remove Duplicates”. Excel sẽ tự động chỉ ra những giá trị trùng lặp và xóa chúng.

Phân tích cú pháp dữ liệu từ văn bản thành cột

Đôi khi, dữ liệu của chúng ta có thể có nhiều phần tử được phân tách bằng một dấu phân cách, ví dụ như dấu phẩy. Trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng chức năng “Text to Columns” để chia dữ liệu thành các cột riêng biệt.

Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần chọn dữ liệu cần chia, sau đó trong tab “Data Tools”, chọn tùy chọn “Text to Columns”. Excel sẽ hiển thị một hộp thoại cho phép bạn chọn dấu phân cách và sau đó chia dữ liệu thành các cột riêng biệt.

Xóa tất cả các định dạng

Trong một số trường hợp, chúng ta có thể muốn xóa tất cả các định dạng có sẵn trên bảng tính. Để làm điều này, chúng ta có thể sử dụng tùy chọn “Clear Formats” trong Excel.

Đầu tiên, hãy chọn dữ liệu cần xóa định dạng, sau đó trong tab “Home”, chọn tùy chọn “Clear” và sau đó chọn “Clear Formats”. Excel sẽ xóa tất cả các định dạng có sẵn trên bảng tính.

Kiểm tra chính tả

Excel cung cấp tính năng kiểm tra chính tả để kiểm tra các từ được sử dụng trong bảng tính. Để kiểm tra chính tả, bạn chỉ cần chọn các ô, cột hoặc trang dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra.

Sau đó, trong tab “Review”, chọn tùy chọn “Spelling”. Excel sẽ hiển thị các từ được kiểm tra chính tả và bạn có thể thay thế các từ theo yêu cầu.

Đánh dấu lỗi

Đánh dấu lỗi trong bảng tính Excel là một cách hữu ích để tìm hoặc sắp xếp các dữ liệu sai sót một cách dễ dàng. Bạn có thể sửa lỗi đánh dấu với sự trợ giúp của định dạng có điều kiện trong Excel.

Ví dụ, bạn có thể chọn các học sinh nếu điểm tổng hợp của họ là 60%. Để làm điều này, hãy chọn cột điểm tổng hợp và trong tab “Home”, chọn tùy chọn “Conditional Formatting”. Bạn có thể thiết lập các điều kiện và Excel sẽ đánh dấu các học sinh theo yêu cầu.

Đó là 5 kỹ thuật làm sạch dữ liệu trong Excel mà bạn nên biết. Hãy thực hành và áp dụng chúng vào công việc của bạn để tạo ra dữ liệu chính xác và sạch sẽ.