Mã vạch hải quan: Cách in và tra cứu mã vạch hải quan

Bạn có biết rằng mã vạch hải quan đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm tra hàng hoá tại cửa khẩu? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về mã vạch hải quan, cách in và tra cứu mã vạch một cách đơn giản và thuận tiện.

1. Mã vạch hải quan là gì?

1.1 Khái niệm

Mã vạch hải quan là một dãy ký hiệu được mã hoá liên quan đến thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, xuất xứ… được in trực tiếp lên tờ khai hải quan. Mã vạch này giúp cán bộ hải quan kiểm tra hàng hoá một cách nhanh chóng, thuận tiện và rút ngắn thủ tục hải quan.

Mã vạch hải quan giúp rút ngắn thời gian thông quan
Ảnh minh hoạ

1.2 Phân loại mã vạch hải quan

Mã vạch hải quan loại 1: Đây là mã vạch được in trực tiếp lên tờ khai hải quan. Mã vạch này không thay thế tờ khai mà chỉ giúp nhận diện số tờ khai dễ dàng hơn.

Cán bộ hải quan quét mã vạch khi nhận tờ khai và kiểm tra trên hệ thống tự động. Nếu tờ khai thông qua kiểm tra, hệ thống sẽ tích hợp chữ ký số của cơ quan hải quan vào và tạo ra mã vạch hải quan loại 2.

Mã vạch hải quan loại 2: Mã vạch này chứa thông tin chi tiết về số lượng, danh sách container/hàng hóa đủ điều kiện thông quan. Doanh nghiệp cần in mã vạch này kèm theo hồ sơ hải quan để làm thủ tục thông quan và lấy hàng.

2. Sự cần thiết của mã vạch hải quan

Trong thời đại công nghệ số, việc tự động hoá các khâu trong thủ tục hành chính là cực kỳ quan trọng. Mã vạch hải quan đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đơn giản hoá thủ tục hành chính và giảm thời gian thông quan.

  • Sử dụng mã vạch giúp giảm áp lực công việc cho cán bộ hải quan khi giám sát hàng hoá xuất nhập khẩu và hỗ trợ trong việc kiểm tra hồ sơ, hàng hoá thực tế… một cách chính xác và đúng quy định.

  • Việc kiểm tra tờ khai tự động thông qua mã vạch cũng tránh được việc doanh nghiệp giả mạo hồ sơ, giấy tờ.

Kê khai hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Ảnh minh hoạ

  • Mã vạch hải quan giúp cơ quan hải quan kiểm soát được giá trị hàng hoá nhập khẩu và đảm bảo xác định thuế nhập khẩu đúng và chính xác.

  • Với doanh nghiệp, việc sử dụng mã vạch hải quan cũng dễ dàng, thuận tiện và không phức tạp. Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và thủ tục hải quan, tiết kiệm chi phí hoạt động.

3. Hướng dẫn đăng ký và tra cứu mã vạch hải quan

Để đăng ký mã vạch hải quan, trước hết doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng hệ thống hải quan điện tử và thực hiện khai báo trên hệ thống để lấy mã vạch. Để sử dụng hệ thống kê khai trực tuyến này, doanh nghiệp cần có chữ ký số (token).

Hiện tại, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số như VNPT, Viettel, FPT… Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng các gói với thời hạn khác nhau và lưu ý gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn.

Các bước thực hiện đăng ký mã vạch hải quan cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng ký kê khai điện tử

  • Đăng ký chữ ký số:
    • Truy cập website https://www.customs.gov.vn/
    • Chọn mục “Đăng ký sử dụng chữ ký số”
    • Điền thông tin kê khai và nhấn nút “Xem thông tin”

Sử dụng chữ ký số để khai hải quan điện tử
Ảnh minh hoạ

  • Đăng ký mở tài khoản trên hệ thống VNACCS:
    • Truy cập website https://www.customs.gov.vn/
    • Chọn mục “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị”: chọn chữ ký số hệ thống sẽ tự cập nhật thông tin chữ ký số. Tiếp theo, điền thông tin tài khoản (Mã số thuế, email, mật khẩu) và nhấn “Đăng ký mới”.
    • Sau khi đăng ký thành công, quay lại trang chủ và đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản vừa tạo.
    • Vào mục “Đăng ký”, chọn “Đăng ký mới người sử dụng” và kê khai thông tin chung và thông tin người khai hải quan tại 2 tab. Sau đó, nhấn ghi và thêm mới.
    • Vào mục “Tra cứu” tìm kiếm đăng ký mới và gửi đến hệ thống hải quan. Sau đó, nhận kết quả đăng ký thành công.

Bước 2: Khai báo tờ khai

Thực hiện khai báo tờ khai trên website https://www.customs.gov.vn/ và gửi lên hệ thống.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi gửi tờ khai hải quan, vào mục “Tra cứu thông tin đăng ký”. Hệ thống hải quan sẽ phân luồng kết quả thành 3 luồng:

  • Luồng xanh: hàng hoá được phân vào luồng này sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ giấy tờ và kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp có thể lấy mã vạch, in mã vạch và lấy hàng.

  • Luồng vàng: hàng hoá phân vào luồng này, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ doanh nghiệp đăng ký hàng hoá. Trường hợp có yêu cầu sửa đổi, bổ sung từ phía cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải thực hiện để hoàn tất hồ sơ.

Cơ quan hải quan phân luồng khi tiếp nhận tờ khai
Ảnh minh hoạ

  • Luồng đỏ: nếu doanh nghiệp lần đầu tiên khai báo tờ khai hải quan, hàng hoá sẽ được kiểm tra kỹ hơn về hồ sơ giấy tờ và thực tế hàng hoá.

Bước 4: Lấy mã vạch hải quan

Sau khi tờ khai hải quan được phân luồng, doanh nghiệp có thể lấy mã vạch hải quan để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

4. Hướng dẫn tra cứu mã vạch hải quan

Thời gian để nhận được mã vạch hải quan là 8 tiếng kể từ lúc đăng ký. Do đó, sau thời gian này, doanh nghiệp mới có thể tra cứu được mã vạch. Để tra cứu, bạn chỉ cần thực hiện như sau:

  • Truy cập website https://www.customs.gov.vn/ và chọn mục “In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng”.
  • Điền thông tin: mã số doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai.
  • Nhập mã xác nhận và nhấn “Lấy thông tin” để nhận kết quả danh sách mã vạch.

5. Hướng dẫn in mã vạch hải quan

5.1 In mã vạch trên website

Để in mã vạch trên website của hải quan, sau khi tra cứu mã vạch như đã hướng dẫn ở trên, hệ thống sẽ tải về danh sách mã vạch tương ứng với hàng hoá và tờ khai đã tra cứu. Bạn chỉ cần lựa chọn trang in và sử dụng lệnh in của máy tính.

Truy cập trang web hải quan để tra cứu và in mã vạch
Ảnh minh hoạ

5.2 In mã vạch trên phần mềm

Ngoài việc in mã vạch trực tiếp trên trang web của hải quan, bạn có thể in trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS hay VICS. Đây là phần mềm miễn phí, thao tác trên phần mềm phức tạp hơn so với trên website.

  • Bước 1: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, chọn thẻ “Kết quả xử lý tờ khai”.
  • Bước 2: Chọn mục “Lấy danh sách mã vạch phương tiện”, tiếp theo chọn mục “Lấy danh sách container của tờ khai” và chọn “Ghi”.
  • Bước 3: Chọn mục “Lấy thông tin” và nhấn “Lấy thông tin”. Sau đó, cung cấp thông tin doanh nghiệp, cắm chứng thư số (token) để thực hiện khai báo và nhận kết quả phản hồi.
  • Bước 4: Tại thẻ “Lấy danh sách mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát”, chọn nút “In”. Hệ thống sẽ xuất ra danh sách mã vạch và đặt lệnh in trên máy tính.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ khai hải quan của các đơn vị khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng những phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng hơn và đi kèm dịch vụ hỗ trợ.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng website hoặc phần mềm kê khai
Ảnh minh hoạ

6. Lưu ý về mã vạch hải quan

Khi in mã vạch hải quan, có thể gặp lỗi do thiếu cài đặt font FREE3OF9.TTF (font chữ chuẩn để đọc mã vạch). Để khắc phục lỗi này, chỉ cần cài đặt thêm font chữ trên máy.

Ngoài ra, khi lấy mã vạch hải quan, bạn cần nhập đúng thông tin hàng hoá để mã vạch in ra chính xác, tránh nhầm lẫn.

Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích liên quan đến mã vạch hải quan. Chúc bạn thành công trong công việc kinh doanh của mình!