Các hàm liệt kê danh sách trong Excel: Tận dụng những ưu điểm của hàm liệt kê theo điều kiện

Bạn có thể đã sử dụng những hàm cơ bản như VLOOKUP và HLOOKUP để liệt kê danh sách trong Excel. Tuy nhiên, có một số vấn đề mà những hàm này không thể giải quyết một cách hiệu quả. Đó là lý do tại sao chúng ta cần tìm hiểu và sử dụng những hàm liệt kê danh sách trong Excel khác. Trang Phanmemgoc.vn sẽ giới thiệu cho bạn một số hàm đó và cách sử dụng chúng kết hợp với các hàm cơ bản khác.

Hàm INDEX

Hàm INDEX trong Excel giúp bạn truy xuất giá trị tại một vị trí cụ thể trong một phạm vi hoặc mảng dữ liệu. Bạn có thể sử dụng INDEX để truy xuất các giá trị riêng lẻ hoặc toàn bộ hàng và cột. Thường thì bạn sẽ sử dụng INDEX cùng với hàm MATCH để xác định vị trí cần truy xuất.

Hàm INDEX có hai dạng: dạng mảng và dạng tham chiếu. Cả hai dạng này trả về giá trị tương tự, đó là một tham chiếu trong một mảng dựa trên vị trí hàng và cột cụ thể.

Với dạng mảng, cú pháp của hàm INDEX như sau:

=INDEX(Array; row_num; [col_num])

Trong đó:

  • Array là dải ô hoặc mảng ô dữ liệu.
  • row_num là số hàng.
  • col_num (tùy chọn) là số cột.

Nếu cả row_numcol_num được cung cấp, INDEX sẽ trả về giá trị tại ô giao của hàng và cột này. Nếu row_num được đặt thành 0, INDEX sẽ trả về một mảng giá trị cho toàn bộ cột. Tương tự, nếu col_num được đặt thành 0, INDEX sẽ trả về một mảng giá trị cho toàn bộ hàng.

Dạng tham chiếu của hàm INDEX có cú pháp như sau:

=INDEX(reference; row_num; [col_num]; [area_num])

Trong đó:

  • reference là mẫu tham chiếu.
  • row_num là số hàng.
  • col_num là số cột (tùy chọn).
  • area_num là đối số được sử dụng để chọn phạm vi thích hợp.

Hàm INDEX dạng tham chiếu cho phép bạn tham chiếu đến nhiều phạm vi và chọn phạm vi nào sẽ được sử dụng. Mảng đầu tiên trong tham chiếu được đánh số 1, mảng thứ hai là 2, và cứ tiếp tục như vậy.

Hàm SMALL

Hàm SMALL trong Excel trả về các giá trị số dựa trên vị trí của chúng trong danh sách được xếp hạng theo giá trị. Nó có thể truy xuất các giá trị nhỏ nhất thứ n, giá trị nhỏ nhất đầu tiên, giá trị nhỏ nhất thứ hai, giá trị nhỏ nhất thứ ba, và cứ tiếp tục như vậy.

Hàm SMALL trả về giá trị nhỏ nhất thứ n trong mảng.

Cú pháp của hàm SMALL như sau:

=SMALL(Array; n)

Trong đó:

  • Array là một dải ô để trích xuất các giá trị nhỏ nhất.
  • n là số nguyên xác định thứ tự giá trị nhỏ nhất cần truy xuất.

Hàm SMALL hữu ích khi bạn muốn truy xuất giá trị thấp nhất thứ n từ một tập dữ liệu.

Hàm IFERROR

Hàm IFERROR trong Excel trả về một kết quả tùy chỉnh khi một công thức gặp lỗi và một kết quả chuẩn khi không có lỗi nào được phát hiện. IFERROR giúp bạn bẫy và quản lý lỗi một cách dễ dàng mà không cần sử dụng các câu lệnh IF lồng nhau phức tạp.

Cú pháp của hàm IFERROR như sau:

=IFERROR(value; value_if_error)

Trong đó:

  • value là giá trị, tham chiếu hoặc công thức bạn muốn kiểm tra lỗi.
  • value_if_error là giá trị trả về nếu tìm thấy lỗi.

Hàm IFERROR “bắt” lỗi trong công thức và trả về kết quả hoặc công thức thay thế khi lỗi được phát hiện.

Sử dụng hàm IFERROR để bẫy và xử lý các lỗi do các công thức hoặc hàm khác gây ra. IFERROR có thể bắt lỗi #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, hoặc #NULL!. Lưu ý rằng lỗi ###### không phải là lỗi dữ liệu mà chỉ là lỗi hiển thị trong Excel, vì vậy IFERROR không thể bắt lỗi này.

Ví dụ

Ví dụ sau sẽ minh họa việc sử dụng hàm IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(value;data;column;0);"Không tìm thấy")

Trong ví dụ này, nếu hàm VLOOKUP trả về một kết quả, hàm IFERROR sẽ trả về kết quả đó. Tuy nhiên, nếu hàm VLOOKUP trả về lỗi #N/A vì không tìm thấy giá trị tra cứu, hàm IFERROR sẽ trả về “Không tìm thấy”.

Ngoài ra, còn một số điểm lưu ý về hàm IFERROR:

  • Nếu giá trị trống, nó sẽ được đánh giá là chuỗi rỗng (“”) và không phải là một lỗi.
  • Nếu value_if_error là chuỗi rỗng (“”), không có thông báo nào sẽ hiển thị khi phát hiện lỗi.
  • Nếu IFERROR được sử dụng dưới dạng công thức mảng, nó sẽ trả về một mảng kết quả với một mục cho mỗi ô có giá trị.
  • Trong Excel 2013+, bạn có thể sử dụng hàm IFNA để bắt và xử lý lỗi #N/A cụ thể.

Đó là tổng hợp về các hàm liệt kê danh sách trong Excel mà bạn có thể sử dụng để tổng hợp dữ liệu một cách hiệu quả. Nếu bạn thành thạo và linh hoạt trong việc sử dụng các hàm này, chắc chắn sẽ nâng cao hiệu suất làm việc hàng ngày của mình, ví dụ như kiểm kê hàng hóa nhập xuất.

Nếu bạn quan tâm và muốn nâng cao kiến thức và kỹ năng về Excel, bạn có thể theo dõi các bài viết khác của Phanmemgoc.vn.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy để lại Like & Share cũng như bình luận ở phần bên dưới nếu có bất kỳ thắc mắc cần giải đáp. Hãy theo dõi và đọc các bài viết hữu ích khác của Phanmemgoc.vn cập nhật thường xuyên trên trang.