Những cách gửi mail hàng loạt trong Outlook, Mail Merge 2020

Hiện nay, gửi mail đã trở thành một phương thức quan trọng để trao đổi thông tin và dữ liệu. Ngoài việc sử dụng để gửi thông tin trong doanh nghiệp, gửi mail còn là một phương thức quảng cáo, tiếp thị sản phẩm và dịch vụ rất phổ biến. Vì vậy, việc gửi email cho nhiều người cùng một lúc là cần thiết để tiết kiệm thời gian và công sức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách gửi mail hàng loạt trong Outlook một cách đơn giản và nhanh chóng.

Các bước chuẩn bị

Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau:

  • Một file word chứa nội dung email.
  • Một tài khoản Microsoft Outlook đã được cài đặt và có khả năng nhận và gửi email.
  • Một file excel chứa thông tin của khách hàng.

Image

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu

  • Mở file word đã chuẩn bị và vào tab “Mailings”.
  • Chọn “Start Mail Merge”.
  • Chọn “Email Messages”.
  • Chọn “Select Recipients”.
  • Chọn “Use an Existing List”.
  • Trỏ đường dẫn đến file excel chứa thông tin khách hàng.

Image

Sau đó, nhấn OK để đồng ý sử dụng sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng làm nguồn dữ liệu.

Image

Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung

  • Tô chọn nội dung muốn thay đổi.
  • Chọn “Insert Merge Field” và chọn tiêu đề cột chứa nội dung.

Bước 3: Kiểm tra trường Email và trường Email – Address

Kiểm tra cột email được dùng cho trường “Email – Address” trong Microsoft Outlook.

Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Để kiểm tra nội dung trước khi gửi, chọn “Preview Results”.

Bước 5: Hoàn thành và gửi

Chọn “Finish & Merge”.

  • Chọn “Edit Individual Document” để thay đổi nội dung cho từng cá nhân đặc biệt.
  • Chọn “Send Email Messages” để gửi mail hàng loạt.
  • Chọn “Print Document” để in hàng loạt và gửi bưu điện.

Thông tin Merge email:

  • To: dùng để in hàng loạt và gửi thư bưu điện.
  • Subject line: tiêu đề thư.
  • Mail format:
    • HTML: gửi mail dạng này có thể định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái.
    • Plain text: mail không có định dạng.

Nhấn OK để bắt đầu gửi.

Kiểm tra kết quả bằng cách mở Outlook và kiểm tra thư trong mục “Sent Mail”. Mail sẽ tự động được gửi đi.

Image

Gửi email không chỉ là một phương thức trao đổi thông tin và dữ liệu giữa người dùng, mà còn là một kênh quảng cáo hiệu quả để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cách gửi mail hàng loạt trong Outlook và Mail Merge, và đồng thời hữu ích cho công việc của bạn.